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A implantação da gestão eletrônica de documentos e a microfilmagem devem ser orientadas com foco na garantia do processo de atualização, interrupção do processo de deterioração e eliminação do risco de perda do acervo. Para isso, recomenda-se praticar backup, microfilmagem, distribuição de documentos, além de:
ganhar segurança proporcionada pela validação.
acessar a informação pela internet e intranet.
modernizar sem perder de vista a globalização.
obter rapidez e segurança no desempenho.
reduzir os efetivos ao mínimo.