Questões de Concurso sobre Gestão Eletrônica de Documentos (GED)

Nos arquivos correntes e intermediários dos documentos de arquivo indicados na tabela de temporalidade, os prazos de guarda são estabelecidos em anos ou, quando não é possível definir com exatidão o tempo, por uma ação (por exemplo “até a prestação de contas”).

A gestão eletrônica de documentos (GED) é uma ferramenta que tem como objetivo controlar o fluxo de documentos e a organização dos arquivos, embora não se relacione à promoção da transparência dos atos administrativos.

Quais são as quatro principais funcionalidades do Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)?

Dentre as alternativas a seguir, qual apresenta uma vantagem do Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)?

Considere a definição:

Conjunto de tecnologias que permite a uma organização, pública ou privada, gerenciar seus documentos em forma física ou digital, facilitando o controle, o armazenamento, o compartilhamento, a busca e a recuperação de documentos e informações. Esses documentos podem ser das mais diversas origens, tais como papel, microfilme, imagem, som, planilhas eletrônicas, arquivos de texto etc.

Essa definição refere-se à gestão:

A tecnologia que provê um meio de facilmente gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos é denominada

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) trata de todo o gerenciamento de documentos em formato digital dentro das organizações. Sobre o GED, é CORRETO afirmar:

Uma das medidas mais tomadas pelas organizações atualmente é a solução informatizada para a gestão de documentos. Isso se deve em função da necessidade de redução de custos e da otimização dos processos permitida pelas novas tecnologias da informação. Uma das ferramentas mais utilizadas, possibilitada pelo apoio de softwares especializados e plataformas de gestão de documentos, é

Considerando a importância de se manter a cadeia de custódia ininterrupta para a preservação de documentos arquivísticos digitais, é correto afirmar que

A inclusão do plano de classificação no sistema informatizado de gestão arquivística de documentos é um requisito obrigatório.

Leia o trecho a seguir:

“Todos os documentos criados eletronicamente precisam ser gerenciados. O ______ controla o acesso aos documentos, ensejando maior segurança e atribuindo localizadores lógicos, como a indexação. O foco é o controle das versões dos documentos, as datas das alterações feitas pelos respectivos usuários e o histórico da vida do documento da empresa. A tecnologia automatizada __________, implementada pela GED, é uma grande contribuição à arquivística, inclusive com relação à automação do setor de protocolo”.

Assinale a alternativa que preenche corretamente as lacunas do texto:

Ter um sistema de armazenamento, conservação e localização rápida de documentos é de suma importância. Neste contexto é esperado um tipo de gerenciamento e, sobre este, assinale a alternativa correta.

A respeito do gerenciamento eletrônico de documentos (GED), avalie as afirmativas a seguir:

I. O GED é uma técnica de digitalização que utiliza um hardware e um software para gerenciar documentos eletronicamente, permitindo, após o processo de digitalização, a eliminação imediata dos originais em papel para economia de espaço físico nos arquivos institucionais.

II. Documentos digitalizados são aqueles produzidos, tramitados e armazenados em meio eletrônico.

III. A digitalização é o processo no qual os documentos são escaneados e utilizados para efeito de prova administrativa e/ou jurídica.

IV. A gestão eletrônica de documentos – GED – é de competência do pessoal da área de informática.

Assinale a alternativa CORRETA.

Em linhas gerais, podemos descrever uma solução tecnológica de GED como um conjunto de módulos interligados que permite a uma empresa gerenciar seus documentos em forma física ou digital. Esses documentos podem ser das mais diversas origens, tais como papel, microfilme, imagem, som, planilhas eletrônicas, arquivos de texto, entre outros. Na GED, o Capture é uma ferramenta essencial pois normalmente extraímos dados de documentos, registros e conteúdos para efeito de indexação e, com isso, garantirmos sua localização. Com essa perspectiva, assinale a alternativa correta.

Com a evolução da sociedade cada vez mais _____________ torna-se necessário não só aprender e saber guardar os documentos que já nascem eletrônicos, mas também saber o que fazer com os arquivos que temos em papel. Com o surgimento de novas _______________ de Tecnologia da Informação (TI), juntamente com este crescimento das informações produzidas diariamente, torna-se cada vez mais comum dizer que a solução para os problemas desta nova sociedade está no Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), tanto no gerenciamento quanto na preservação das informações destes novos tipos de documentos.

Assinale a alternativa que preencha correta e respectivamente as lacunas.

De acordo com Santos (2005), "A prioridade do governo eletrônico é a promoção da cidadania. Dessa forma, todas as atividades desenvolvidas devem ser entendidas como 'serviços públicos mais públicos', aqueles que podem ser usufruídos em casa, no trabalho, ou em locais de acesso público à internet, sem a necessidade de presença do cidadão numa representação do governo'". Ainda para o autor, o governo possui comitês responsáveis pelo debate e diretrizes técnicas. Entre eles, estão o de inclusão digital, o de gestão de sítios e serviços livres, e o de implementação de software livre.

Diante da exposição do autor e das opções abaixo, assinale a que NÃO pode ser considerada como uma das diretrizes do conceito de governo eletrônico, e que tem reflexo direto na gestão e na preservação digital.

O GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrônica de Documentos – é um conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento de forma eletrônica ou digital de documentos, os quais podem ser das mais variadas origens e mídias. Uma das formas destacadas do GED é

A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) representa um conjunto de ferramentas capaz de armazenar, localizar e recuperar documentos, em qualquer formato, gerenciando o ciclo de vida da informação desde sua criação até o seu descarte, sem prejuízo do controle de confidencialidade das mesmas. Diante desta premissa, analise as afirmativas abaixo e dê valores Verdadeiro (V) ou Falso (F) nas lacunas correspondentes.

( ) O ideal é adquirir um sistema de GED que atenda às necessidades da empresa com um custo viável, para tal será necessário realizar um projeto de implantação, para definir, de forma personalizada, os pressupostos funcionais que o software escolhido deverá ter, de acordo com o custo orçado.

( ) Em seu sentido mais amplo, a GED significa assegurar acesso pleno aos documentos e às informações necessárias à tomada diária de decisões e à garantia de deveres e direitos da instituições e das pessoas.

( ) A implantação da GED também dependerá de um estudo cuidadoso acerca da infraestrutura em tecnologia da informação disponível na empresa, para utilizá-la de forma conjugada com os softwares ligados, a fim de que possa atender adequadamente às necessidades dos seus usuários.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta de cima para baixo.

Cada vez mais serviços são executados no ambiente eletrônico, algo que deixou os arquivos físicos com os dias contados. Sobre a gestão de documentos físicos e digitais, é possível perceber e identificar vantagens e desvantagens. Sobre isso, analise as afirmativas abaixo e identifique as que apresentam vantagens:

I- Os funcionários usuários do sistema devem ser treinados para uso e operação.

II- O cidadão comum continua tendo direito à informação e, para tanto, o serviço público disponibiliza atendentes qualificados.

III- O sistema de gestão digital permite que as atividades sejam gerenciadas em cada etapa (solicitação, assinatura, certificação, conferência e autorização).

IV- Além da redução de espaço/armazenagem de documentos, o baixo custo operacional, agilidade na transação, conferência de irregularidades.

V- A segurança de acesso aos dados é feita por meio da aplicação de usuários e senhas para cada servidor autorizado.

VI- Os servidores podem editar dados e acessar documentos ligados à sua área de atuação, enquanto os cidadãos encontram apenas as páginas relacionadas aos serviços disponibilizados para eles.

VII- Até mesmo os papéis já armazenados podem ser digitalizados e transferidos para a plataforma interna ou para a nuvem.

VIII- A ferramenta de gestão digital permite a submissão e aprovação eletrônica dos documentos.

Assinale a alternativa correta:

As estratégias de preservação digital, imprescindíveis nos dias de hoje para a gestão de documentos nato- digitais e digitalizados, podem ser classificadas em três níveis, cada um com suas prioridades: físico, lógico e conceitual. Dentre as possibilidades apresentadas, a pedra de Rosetta digital é a estratégia direcionada à preservação do nível