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Questões de Concurso sobre Automação de arquivos
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Em um SIGAD, é dispensável o pedido contínuo de autorização para a realização das ações de destinação, uma vez que estas são automatizadas.
C
Certo
E
Errado
A obsolescência tecnológica do software é um dos fatores que deve influenciar na decisão de sua escolha, pois softwares que não são compatíveis com novas versões e novas tecnologias podem causar
A
custo elevado na adaptação do software ao hardware compatível.
B
necessidade de backups em software e hardwares de código abertos.
C
prejuízo a conjunto documental devido à falta de autenticidade.
D
perda da documentação digital pela impossibilidade de migração.
As boas práticas de segurança da informação em gestão de arquivos incluem controle de acesso que se baseia em perfis, backup periódico, criptografia de dados sensíveis, trilhas de auditoria, políticas de senhas robustas e treinamento de usuários, observando‑se os princípios de confidencialidade, integridade e disponibilidade.
C
Certo
E
Errado
Durante a digitalização de documentos da unidade policial, o escrivão precisa garantir que os arquivos digitais possam substituir os documentos físicos, mantendo sua autenticidade e possibilitando futura localização, auditoria e preservação. Em relação às boas práticas de digitalização e arquivamento digital no serviço público, assinale a alternativa que apresenta a(s) ação(ões) mais adequada(s).
A
Digitalizar os documentos em formato PDF/A, incluir metadados relevantes e armazená-los em sistema organizado com controle de acesso.
B
Digitalizar os arquivos em formato de imagem (.jpg), compactá-los em um único arquivo .zip e armazená-los em pen drive.
C
Converter os documentos para formato .docx após escaneamento, para permitir correções manuais em caso de erro.
D
Salvar os arquivos com nomes genéricos (ex: scan1.pdf, scan2.pdf) e mantê-los em pastas temporárias da área de trabalho.
E
Utilizar aplicativo de celular para fotografar os documentos e enviá-los por e-mail pessoal, para arquivamento futuro.
A respeito da gestão de arquivos eletrônicos, analise as afirmativas a seguir.
I. A gestão de documentos digitais segue os mesmos princípios da gestão de documentos físicos, devendo assegurar o gerenciamento integrado de todos os documentos da instituição, independentemente do formato ou do suporte em que estejam registrados.
II. O gerenciamento de arquivos digitais deve incluir, eventualmente, a verificação dos dados armazenados e implementar trilhas de auditoria apenas nos sistemas informatizados críticos.
III. Nos documentos confidenciais, diferentemente dos demais, deve haver aplicação do carimbo digital de tempo, bem como de marcas d’água digitais.
Está correto o que se afirma em:
A
I, apenas.
B
II, apenas.
C
I e II, apenas.
D
II e III, apenas.
E
I, II e III.
Ano:
2024
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
O uso de RFID nas bibliotecas tem a desvantagem de dificultar a organização de prateleiras para os bibliotecários.
C
Certo
E
Errado
Ano:
2024
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
Assinale a alternativa que apresenta a principal vantagem da digitalização por reconhecimento óptico de caracteres (OCR) ao converter documentos impressos em formato digital.
A
melhoria na qualidade da imagem digitalizada
B
maior velocidade de digitalização em comparação com outras técnicas
C
possibilidade de edição e busca do conteúdo textual
D
redução no consumo de energia durante o processo
E
capacidade de digitalizar documentos em movimento
O uso de recursos de automação faz parte do seguinte nível de aplicação de um programa de gestão de documentos públicos.
A
Mínimo.
B
Mínimo ampliado.
C
Intermediário.
D
Máximo.
Ao digitalizar documentos em um ambiente corporativo, é importante assegurar que as versões digitalizadas preservem a integridade e a qualidade das informações originais.
Assinale a alternativa correta, considerando as boas práticas no processo de digitalização.
A
É sempre preferível digitalizar documentos em cores, pois isso reduz o tamanho do arquivo final quando comparado ao modo preto e branco.
B
Documentos confidenciais devem ser protegidos por criptografia após a digitalização, especialmente quando forem armazenados em um ambiente digital.
C
Escanear documentos em baixa resolução (72 DPI) sempre é suficiente, independentemente do tipo de documento.
D
Para garantir a acessibilidade, é recomendável salvar todos os documentos escaneados no formato de imagem (.jpg) sem qualquer compressão.
E
O uso de OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) é desnecessário quando o documento escaneado é apenas para fins de arquivamento.
Nos arquivos permanentes, a automação dos acervos beneficia sobremaneira a descrição.
C
Certo
E
Errado
O complexo que possibilita o gerenciamento dos materiais digitais e digitalizados, formado por elementos de hardware, software e metadados, por uma infraestrutura organizacional e procedimentos normativos e técnicos, que é capaz de manter autênticos e prover acesso pelo tempo que for necessário, é definido como
A
sistema gerenciador de banco de dados.
B
repositório digital confiável.
C
trilha de auditoria.
D
sistema de recuperação da informação.
E
formato padronizado de arquivo.
Sobre os principais sistemas institucionais, assinale a alternativa correta.
A
SIOP - Sistema Interno de Operação e Produção, integra informações para acompanhamento de orçamentos de compras e gestão da produção das indústrias brasileiras.
B
SIAFI - Sistema Interno de Avaliação, Fiscalização e Intimação, integra informações sobre auditoria dos processos governamentais, atualizando de forma transparente todas as instâncias do governo federal sobre os trâmites de auditorias realizadas nos níveis municipal, estadual e federal.
C
SISG - Sistema Interno de Segurança do Governo, responsável pela vigilância e todo sistema de segurança das autoridades que transitam pelos prédios que formam o Congresso Nacional, zelando, também, pela segurança do patrimônio público.
D
SIGA - Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos, tem por finalidade racionalizar a produção e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da documentação, fortalecer os serviços arquivísticos, preservar o patrimônio documental arquivístico e garantir o acesso aos documentos de forma ágil e segura.
E
SIC - Sistema Interno de Comunicação, centraliza o controle de todos os comunicados formais para ampla divulgação, gerados pela Presidência da República e pelos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário.
A automação aplicada aos arquivos tem se mostrado uma solução eficiente para a gestão da informação e preservação da memória institucional. Nesse sentido, o ________ é um processo controlado que permite a gestão de fluxos de trabalho, incluindo a tramitação de documentos. O sistema permite a definição de fluxos de trabalho específicos, com a possibilidade de automatização de tarefas e monitoramento de prazos.
Assinale a alternativa que corretamente completa a lacuna no excerto:
A
TTD
B
Gerenciamento de Metadados
C
Workflow
D
OCR
E
Backup
A automação arquivística representa a implementação de soluções automatizadas de gestão documental por meio de tecnologias proporcionadas pela informática. Assinale a alternativa que não é considerada uma tecnologia de automação arquivística.
A
Document Imaging.
B
Records and Information Management.
C
Ad Hoc Management System.
D
Workflow.
E
Document Management.
O Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Judiciário Brasileiro (MoReq-Jus), contido Resolução CNJ nº 91, de 29/09/2009, apresenta, em seu capítulo 3, informações referentes à captura ou incorporação de documentos ao Sistema Informatizado de Gestão de Processos e Documentos (GestãoDoc). Nesse capítulo, a operação de captura é definida como sendo composta por seis tipos de ações, sendo três dessas ações as seguintes:
A
Autuação, codificação e disponibilização.
B
Indexação, formatação e autorização.
C
Atribuição de restrição de acesso, compactação e conversão.
D
Identificação, cadastramento e estruturação.
E
Protocolo, classificação e arquivamento.
Na gestão de documentos eletrônicos, a Resolução nº 25, de 27 de abril de 2007, que dispõe sobre a adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) e ARQ Brasil, define quais requisitos são obrigatórios, altamente desejável e facultativo. Sobre esses requisitos, analise as afirmativas abaixo e dê valores Verdadeiro (V) ou Falso (F).
( ) Um SIGAD tem que incluir e ser compatível com o plano de classificação do órgão ou entidade – (obrigatório).
( ) Um SIGAD pode permitir a alteração conjunta de um determinado metadado em um grupo de unidades de arquivamento previamente selecionado – (obrigatório).
( ) Um SIGAD deve prever funcionalidades para apoiar a pesquisa sobre a existência de processo relativo à mesma ação ou interessado – (facultativo).
( ) Um SIGAD pode prever pesquisa e navegação na estrutura do plano de classificação por meio de uma interface gráfica – (altamente desejável)
Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta de cima para baixo.
A
F - V - V - V
B
V - F - F - F
C
V - V - F - V
D
F - V - V - F
Ano:
2022
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
Na automação do arquivo, o suporte é o próprio computador, bem como os bancos de dados nos quais são armazenados registros sobre determinado assunto.
C
Certo
E
Errado
O documento Estratégias de Saúde Digital para o Brasil (2020-2028) pontua sete prioridades em seu Plano de Ação. A prioridade dois do ESD28 busca expandir a informatização dos três níveis de atenção em saúde, com o objetivo de acelerar a adoção de sistemas de prontuários eletrônicos e de gestão hospitalar como parte integradora dos serviços e processos de saúde. Assinale a alternativa que apresenta todas as ações estratégicas elencadas para alcançar essa prioridade.
A
Expandir a informatização da Atenção Primária e expandir a informatização dos demais níveis de Atenção.
B
Executar a expansão da conectividade (internet), expandir a informatização da Atenção Primária e expandir a informatização dos demais níveis de Atenção.
C
Executar a expansão da conectividade (internet), expandir a informatização da Atenção Primária e expandir a adoção do Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP).
D
Expandir a informatização da Atenção Primária e expandir a adoção do Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP).
E
Expandir a adoção do Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) e executar a expansão da conectividade (internet).
No final do século XX a revolução tecnológica impôs o formato digital para registrar e documentar as ações das organizações e das pessoas, acarretando diversas mudanças nos ambientes corporativos.
-
Considerando esse contexto, avalie as seguintes asserções e a relação proposta entre elas.
-
I. O SIGAD é aplicável em sistemas híbridos, isto é, que utilizam documentos digitais e documentos convencionais, incluindo operações como: captura de documentos, aplicação do plano de classificação, controle de versões, controle sobre os prazos de guarda e destinação, armazenamento seguro e procedimentos que garantam o acesso e a preservação a médio e longo prazo de documentos arquivísticos digitais e não digitais confiáveis e autêntico.
-
PORQUE
-
II. O SIGAD é capaz de manter a relação orgânica entre os documentos e garantir a confiabilidade, a autenticidade e o acesso, em longo do tempo, aos documentos arquivísticos: seu valor como fonte de prova das atividades do órgão produtor.
-
A respeito dessas asserções, assinale a opção correta.
A
As asserções I e II são proposições falsas.
B
As asserções I e II são proposições verdadeiras, e a II é uma justificativa da I.
C
As asserções I e II são proposições verdadeiras, mas a II não é uma justificativa da I.
D
A asserção I é uma proposição verdadeira, e a II é uma proposição falsa.
E
A asserção I é uma proposição falsa, e a II é uma proposição verdadeira.
Ano:
2022
Os documentos recebidos nos órgãos públicos devem ser analisados com relação às precauções de segurança, ou seja, se são considerados ostensivos ou sigilosos. No caso dos sigilosos, a legislação vigente estabelece procedimentos específicos para seu tratamento, incluindo a definição de graus de sigilo e demais restrições de acesso a serem atribuídas a cada documento. As atribuições de restrições de acesso são feitas no momento da captura no sistema, com base no esquema de classificação de segurança e sigilo elaborado pelo órgão ou entidade. De acordo com esse contexto, em qual sistema as atribuições de restrições dos documentos são feitas?
A
SINE.
B
CONARQ.
C
Congresso Nacional.
D
SINDICATO.
E
SIGAD.
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