Questões de Concurso sobre Gestão Eletrônica de Documentos (GED)

Os sistemas que produzem e mantêm documentos digitais e convencionais são denominados:

As mensagens de correio eletrônico são identificadas como documentos arquivísticos pela ONU, quando o conteúdo

De acordo com as Diretrizes para a Gestão Arquivística do Correio Eletrônico Corporativo, publicadas pela Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos em 2012, captura é definida como

A tecnologia de automação arquivística, implementada pelo Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), que converte os documentos em papel ou microfilme para uma mídia digital, por meio de equipamentos como os scanners, é a:

A gestão de documentos não se aplica a documentos eletrônicos.

A existência de uma política arquivística com o objetivo de produzir, manter e preservar os documentos confiáveis, autênticos, acessíveis e compreensíveis é uma das condições para a implementação do SIGADs.

Com o desenvolvimento da tecnologia e a disseminação rápida das informações entre empresas e departamentos, os profissionais de secretariado passaram a compreender melhor o valor das informações e da guarda de documentos de forma a proporcionar rapidez na sua localização quando solicitado. Considera-se também uma forma de guarda de documentos o GED, que significa

Os documentos arquivísticos digitais devem ser classificados, avaliados e descritos, de acordo com os instrumentos de gestão arquivística existentes na organização.

De acordo com as normas nacionais em vigor, a autenticidade dos documentos arquivísticos digitais deve ser amparada em procedimentos de gestão documental.

Documentos de natureza digital, ou seja, produzidos, tramitados e armazenados apenas em sistema computacional, como mensagens de correio eletrônico, sítios na Internet, planilhas eletrônicas, fotografias e vídeos, não podem ser considerados documentos arquivísticos e, portanto, não devem ser incluídos nos sistemas de gestão de documentos.

Os SIGADs não preveem o tratamento dos documentos nos suportes tradicionais.

No que se refere à produção, tramitação, uso, avaliação, destinação, preservação, fidedignidade, autenticidade e organicidade, a gestão arquivística de documentos digitais deve contemplar o conjunto das especificações e características indicadas pela legislação arquivística brasileira.

“O desafio que nos espera consiste na capacidade de gerir a informação produzida e acumulada de modo digital e tradicional.” (Lopes, 2000, p. 247.)

No que se refere ao gerenciamento da informação, analise.

I. O enfoque unidisciplinar é necessário para gerir as informações de uma instituição organizacional.

II. A obsolescência dos equipamentos e softwares é um desafio para a gestão da informação em meio eletrônico.

III. A gestão da informação arquivística tem o computador como um aliado poderoso.

Está(ão) correta(s) a(s) afirmativa(s)

Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED). O GED visa a gerir o ciclo de vida das informações desde a sua criação até ao seu arquivo, de forma bastante versátil.

No desenvolvimento de projetos de GED, visa-se a implementar sistemas de informação eficazes para proceder à gestão eletrônica de informação textual e imagens contidas, reduzir o tempo gasto em atividades diárias de produção, localização e distribuição documental, assegurar as informações registradas preservando os documentos, dinamizar e democratizar o acesso e racionalizar a ocupação espacial de grandes massas documentais suportadas em papel.

_{(Saber Digital: Revista Eletrônica do CESVA, Valença, v. 1, 2008.)}

Os fatores enunciados favoreceram o uso da tecnologia na gestão:

A Resolução nº 25, de 27/04/2007, do CONARQ, recomenda aos órgãos integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR a adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos – e-ARQ Brasil. Em relação ao disposto no e-ARQ Brasil, analise.

I. Diferentemente do GED, o SIGAD nem sempre incorpora o conceito arquivístico de ciclo de vida dos documentos.

II. Um GED trata os documentos de maneira compartimentada, enquanto o SIGAD parte de uma concepção orgânica.

III. O SIGAD deve ser capaz de gerenciar simultaneamente os documentos digitais e os convencionais.

Está(ão) correta(s) a(s) afirmativa(s)

O conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de gestão arquivística de documentos que é processado por computador denomina-se

As páginas web e a correspondência eletrônica ou e-mail, ainda que produzidos ou recebidos no decorrer das atividades da instituição, não são considerados documentos de arquivo por não constituírem provas dessas atividades, visto que carecem de suporte material e de elementos de validação, como assinaturas e carimbos.