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A estruturação sistemática de repositórios digitais institucionais visa otimizar processos de armazenamento e recuperação informacional. A taxonomia hierárquica facilita operações cotidianas e manutenção sistêmica. As vantagens que resultam da implementação de estrutura hierarquizada por categorias temáticas são:
Concentração de permissões em usuário único e restrição completa de compartilhamento.
Maximização da demanda de armazenamento e incremento da complexidade operacional.
Uniformização automática de extensões e criptografia integral dos repositórios.
Otimização da agregação documental, minimização de redundâncias e aprimoramento da localização informacional.
Dispensa de procedimentos de backup e controle versionado dos documentos.