Questões de Concurso sobre Métodos de Arquivamento (Ordenação de Documentos)

Sobre os métodos de arquivamento utilizados na organização de documentos, é CORRETO afirmar que:

O arquivamento e a classificação de documentos são procedimentos fundamentais para a organização e a recuperação eficiente da informação nas instituições públicas e privadas. Os métodos de arquivamento diferem entre si quanto ao critério adotado para ordenação e localização dos documentos.

Considerando os principais métodos de arquivamento, assinale a afirmativa correta.

A prefeitura de determinado município iniciou a reorganização de seu arquivo setorial após identificar dificuldades na localização de processos administrativos, inconsistências na ordenação física das pastas e ausência de critérios uniformes de arquivamento. Durante o diagnóstico, verificou-se que alguns setores utilizavam ordenação alfabética por assunto, outros adotavam ordenação numérica pelo número do processo e não havia padronização quanto ao método de arquivamento nem aplicação formal de plano de classificação, bem como a recuperação da informação dependia do conhecimento informal dos servidores mais antigos. A comissão de gestão documental foi incumbida de propor medidas técnicas alinhadas aos fundamentos arquivísticos e às boas práticas da Administração Pública. Considerando os métodos e os procedimentos de arquivamento, analise as afirmativas a seguir.

I. A definição de método de arquivamento (alfabético, numérico, geográfico, cronológico ou por assunto) deve estar alinhada ao plano de classificação institucional e à lógica de recuperação da informação.

II. A coexistência de múltiplos métodos de arquivamento, sem padronização institucional, tende a ampliar a flexibilidade administrativa e otimizar a recuperação de documentos.

III. A padronização dos procedimentos de arquivamento contribui para a racionalização do fluxo documental, redução do tempo de busca e fortalecimento do controle interno.

IV. A adoção de instrumentos de controle, como índices, guias e registros de localização, é procedimento complementar essencial para garantir rastreabilidade e acesso eficiente aos documentos arquivados.

É correto o que se afirma em

O arquivamento consiste na guarda do documento no local devido (pasta suspensa, prateleira, caixa), de acordo com a classificação dada e o método de arquivamento adotado. Conforme os métodos de arquivamento, determine V para verdadeiro e F para falso:

(__)O Método geográfico é preferido quando o principal elemento a ser considerado no documento é a procedência ou local. Podendo ser organizado como por exemplo na ordem: Nome do estado, cidade e correspondente.

(__)No Método numérico cronológico os documentos são numerados sequencialmente e são dispostos em três grupos de dois dígitos cada um, são lidos da direita para a esquerda, formando pares.

(__)O Método ideográfico (assunto) consiste em organizar a documentação através da interpretação do assunto que trata o documento. Como por exemplo, na ordem enciclopédica os assuntos são agrupados sob títulos gerais e dispostos alfabeticamente.

(__)O Método numérico simples consiste na atribuição de um número a cada correspondente obedecendo à sequência. Exemplo: 001- Karla do Nascimento /002 - Amanda Cristina. Este método exige a produção de um índice remissivo.

Agora, assinale a sequência CORRETA:

Os métodos de arquivamento permitem organizar documentos conforme critérios previamente definidos, facilitando sua guarda e recuperação. Considerando as características dos métodos mais utilizados, assinale a única alternativa CORRETA.

Telma é responsável por organizar os arquivos de uma instituição pública, que incluem documentos confidenciais, históricos e rotineiros. Durante o processo, ela precisa decidir entre os métodos de arquivamento alfabético, geográfico, numérico ou por assunto. Considerando a necessidade de cumprir os princípios arquivísticos de organicidade e acessibilidade, qual critério Telma deve adotar para organizar os documentos de maneira eficiente e segura?

Com base em Paes (2012), analise a sentença abaixo:

O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. Podendo se dividir os métodos de arquivamento em duas classes: básicos e padronizados (1ª parte). Segundo a autora, no método numérico cronológico, além da ordem numérica, tem-se de observar a data. Esta modalidade é a adotada em quase todas as repartições públicas (2ª parte). De acordo com a autora, o método numérico cronológico apresenta uma peculiaridade que o caracteriza: os números são dispostos em três grupos de dois dígitos cada um e são lidos da direita para a esquerda, formando pares (3ª parte).

Quais partes estão corretas?

Considere, hipoteticamente, que, para a correta gestão dos documentos da Hemobrás, a comissão permanente de avaliação de documentos iniciou os trabalhos para a elaboração do código de classificação e da tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-fim da instituição. Como primeiro passo para elaboração desses instrumentos, a comissão deverá proceder ao levantamento da produção documental. Em relação à metodologia de levantamento da produção documental, NÃO compõe uma das etapas:

Um Consórcio Público Interfederativo de Saúde implementou um sistema híbrido de gestão documental que combina documentos físicos e digitais. O setor de protocolo, responsável pela recepção, registro, classificação, distribuição e controle da tramitação documental, enfrentava dificuldades para uniformizar procedimentos entre os diversos departamentos e municípios consorciados. Diante desse cenário, a coordenação administrativa solicitou a elaboração de um manual de procedimentos para padronizar as atividades de protocolo e arquivamento, contemplando orientações para os diferentes métodos de ordenação documental e sua aplicabilidade, conforme a natureza dos documentos. Considerando as teorias arquivísticas e as melhores práticas em gestão de documentos, analise as afirmativas a seguir:

I.O método de arquivamento geográfico é especialmente adequado para organização de prontuários de pacientes atendidos pelo Consórcio, permitindo a recuperação eficiente de informações a partir da origem territorial do usuário, facilitando a elaboração de relatórios epidemiológicos regionalizados e o compartilhamento de informações com as secretarias municipais de saúde.

II.O método cronológico, quando utilizado como principal critério de ordenação de processos administrativos, apresenta limitações significativas para recuperação temática da informação, devendo ser complementado por instrumentos auxiliares como índices ou sistemas informatizados que permitam recuperação por outros atributos como assunto, interessado ou número de processo.

III.A adoção do método alfanumérico para codificação de documentos, combinando letras e números em sistema preestabelecido, proporciona maior flexibilidade na classificação documental e facilita a integração entre sistemas físicos e digitais, especialmente em estruturas complexas como consórcios públicos que gerenciam documentos de diferentes naturezas e procedências.

IV.O método por assunto, embora ofereça vantagens para agrupamento lógico de documentos relacionados à mesma temática, apresenta elevado grau de subjetividade quando não baseado em um plano de classificação documental previamente estruturado e um vocabulário controlado que padronize a terminologia utilizada na indexação.

V.A ordenação puramente numérica de documentos, por sua objetividade e simplicidade, é sempre preferível em instituições públicas, independentemente da natureza dos documentos, pois elimina ambiguidades na localização e permite crescimento ilimitado das séries documentais sem necessidade de reorganização.

É correto o que se afirma em:

Com relação às técnicas de arquivamento de documentos em uma instituição de ensino, é correto afirmar que:

Organizar e armazenar documentos de forma sistemática é uma das funções do Secretário de Escola. Sobre este processo, é INCORRETO afirmar:

No contexto da administração de documentos, o arquivamento é uma atividade essencial para a organização, preservação e recuperação de informações. Sobre os métodos de arquivamento, assinale a afirmativa correta.

A organização e o armazenamento adequado de documentos são fundamentais para garantir acesso rápido às informações e segurança na gestão documental. Sobre os métodos básicos de arquivamento, assinale a alternativa CORRETA:

O método de arquivamento que consiste na organização dos documentos por datas é o:

A tarefa de classificar documentos para um arquivo exige do classificador conhecimentos não apenas da administração a que serve, mas também da natureza dos documentos a serem classificados. Assim, cada ramo de atividade exige um método diferente, que se adeque às suas necessidades. Entre os métodos de arquivamento, há aquele que introduz as cores como elementos auxiliares para facilitar não só o arquivamento, como também a localização dos documentos. Com isso, a ideia do método consiste basicamente em dividir os arquivos em seções menores, restringindo, dessa forma, o campo de pesquisa e a manipulação de pastas e de fichas. A partir dessas informações, assinale a opção que apresenta tal método de arquivamento.

Para o arquivamento de documentos existem vários métodos, os mais básicos são o legislativo, o alfabético e o numérico.

No que se refere à organização de arquivos e fichários, assinale a alternativa correta:

Existem alguns métodos utilizados para arquivar documentos, dentre eles o método numérico que considera como fator mais importante:

O método Soundex é uma técnica específica que classifica os arquivos com base em um critério distinto dos demais. Em relação a esse método, marque a opção correta.