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As formas de entrada do material na biblioteca e no museu são em geral, a compra, a doação ou a permuta. O arquivo, porém, recebe os documentos através de passagem natural, dentro do esquema das três idades do documento: arquivo corrente, arquivo intermediário e arquivo permanente. Sobre as três idades dos documentos é incorreto afirmar:
Arquivos correntes: documentos em que sua utilização está ligada às razões pelas quais foram criados.
Arquivos correntes: inclui a operação denominada "recolhimento", que conduz os papéis a um local de preservação definitiva.
Arquivo intermediário: é aquela em que os papéis já ultrapassaram seu prazo de validade jurídico-administrativa, mas ainda podem ser utilizados pelo produtor.
Arquivo permanente: uso científico, social e cultural dos documentos.