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A função básica do arquivo em uma instituição pública, para além da simples guarda física, é:
Destruir documentos novos para evitar acúmulo de papel.
Tornar as informações disponíveis para apoio à administração e à história.
Atuar exclusivamente como uma biblioteca de livros didáticos.
Esconder documentos do público para garantir o sigilo absoluto.
Organizar jornais e revistas de lazer para os servidores.