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Leia o texto e observe as figuras a seguir.Júlio César é...
Leia o texto e observe as figuras a seguir.
Júlio César é arquivista e trabalha no arquivo central da ALMG, responsável pela custódia dos documentos nas fases intermediária e permanentes. No dia 03/02/2023, a Gerente-Geral da Escola do Legislativo encaminhou para o arquivo central os seguintes documentos:
- O planejamento pedagógico e as atas das reuniões preparatórias, originais, do curso Fundamentos do Processo Legislativo, oferecido para o público interno, na modalidade à distância, entre 23/1/2021 e 30/1/2021, acompanhados da listagem descritiva e do termo de recolhimento, devidamente preenchidos e assinados.
- O diário de classe, os formulários de avaliação das atividades dos alunos e da professora e a lista dos certificados de participação emitidos, originais, referente ao curso de Poder Legislativo na contemporaneidade - Turma 2, oferecido na modalidade presencial, para o público interno, entre 04/08/2020 a 08/09/2020, acompanhados, apenas, da listagem descritiva, devidamente preenchida e assinada.
- Acompanhados do termo de transferência, devidamente preenchido e assinado, documentos, originais, de contratação do professor do curso de Legislação Eleitoral, oferecido na modalidade presencial, para os servidores dos gabinetes, entre 12/12/2017 e 19/12/2017, com a seguinte despacho: “Arquive-se. Prestação de contas realizada em: 20/12/2018.”
- Acompanhados do termo de recolhimento e da listagem descritiva de documentos, preenchidos e assinados, a solicitação de transporte e hospedagem e os recibos de pagamento, originais, do professor do curso de curso de Políticas públicas e a distribuição de proposições em Plenário e em Comissões, oferecido na modalidade presencial, para o público interno, entre 07/01/2007 e 09/01/2007, com as seguintes anotações no bifólio: “Prestação de contas em: 10/12/2007. Aprovação das contas do Governador referente ao exercício de 2007 aprovada pela ALMG através da Resolução 5440, de 24/10/2013. Decisão final do TCE-MG: “Parecer pela extinção do processo, em 04/12/2014”.
12.3.3.1 Subsérie: Identificação de necessidades formativas e planejamento das atividades de ensino
Inclui: memória de reunião preparatória entre gestor, gerentes operacionais, demandantes e professor, documentos da atividade, plano de curso, planejamento pedagógico, material de divulgação.
12.3.3.2 Subsérie: Inscrição e execução da atividade formativa interna
Inclui: lista de indicados, pedidos de inscrição, ofícios para a gerência-geral, diário de classe, lista de assinatura, formulário de avaliação da atividade (versão do aluno), formulário de avaliação do processo de planejamento e de implantação da atividade (versão do professor), relatório de atividade do processo, relatório de atividades dos alunos, relatório de atividades do professor, lista de certificados de participação, certificados de participação.
12.3.3.3 Subsérie: Instrução para pagamento relativo à atividade formativa interna
Inclui: plano de curso, documentos de contratação do professor, termo de cooperação intersetorial, cadastro de profissional externo, cadastro de pessoa jurídica, solicitação de transporte e/ou hospedagem, contratos, recibo de pagamento.
Plano de Classificação | Prazos de guarda | Destinação | Observações | |
Fase corrente - unidade produtora | Fase intermediária - unidade com atribuições de arquivo | |||
12.3.3 Série: Planejamento, coordenação e execução de ações de capacitação e treinamento interno | ||||
12.3.3.1 Subsérie: Identificação de necessidades formativas e planejamento das atividades de ensino | 02 anos após a conclusão dos trabalhos | 05 anos | Guarda permanente | |
12.3.3.2 Subsérie: Inscrição e execução da atividade formativa interna | 02 anos | 05 anos | Eliminação | |
12.3.3.3 Subsérie: Instrução para pagamento relativo à atividade formativa interna | 5 anos, após a prestação de contas | 11 anos, desde que tenha havido por parte do TCE-MG, decisão final pela aprovação, pelo arquivamento ou pela extinção do processo de prestação de contas da Assembleia, respeitando, ainda, o prazo de cinco anos da data de aprovação, pela Assembleia, das contas do governo do Estado. (*) | Eliminação | (*) Verificar se há pendências judiciais. Em caso positivo, os documentos que possam instruir a ação deverão ser preservados até a conclusão do processo judicial. |
Considerando o texto e as figuras acima, a terminologia arquivística e a Deliberação nº 2663/2017 da ALMG, analise os quatro procedimentos a seguir:
I. Júlio César deve efetuar o recolhimento do planejamento pedagógico e das atas das reuniões preparatórias do curso Fundamentos do Processo Legislativo ao arquivo intermediário, onde eles irão permanecer até 2028, quando, então, deverão ser transferidos ao arquivo permanente.
II. Quanto ao diário de classe, aos formulários de avaliação das atividades dos alunos e da professora e à lista dos certificados de participação emitidos, referentes ao curso de Poder Legislativo na contemporaneidade - Turma 2, Júlio César deve solicitar à Escola do Legislativo a elaboração do termo de transferência para, então, efetivar a transferência ao arquivo intermediário, onde eles irão permanecer até 2027, quando, então, poderão ser eliminados.
III. Em relação aos documentos de contratação do professor do curso de Legislação Eleitoral, Júlio César deve devolvê-los à Escola do Legislativo, pois o prazo de guarda na fase corrente será até dezembro de 2023.
IV. Quanto à solicitação de transporte e hospedagem e aos recibos de pagamento do professor do curso de Políticas públicas e à distribuição de proposições em Plenário e em Comissões, Júlio César deve explicar à Gerente-Geral da Escola do Legislativo que os prazos de guarda desses documentos, nas fases corrente e intermediária, expiraram; que a destinação final dos mesmos é a eliminação; e que a Secretária-Geral da Mesa deverá encaminhar uma comunicação formal ao Arquivo Público Mineiro contendo a manifestação do interesse em eliminar a documentação.
Está(ão) CORRETO(S):