Questões de Concurso sobre Classificação de documentos

A classificação de documentos consiste em uma tentativa de representação ideológica das informações contidas nos documentos.

O plano de classificação arquivística deve ser concebido como uma arquitetura hierárquica na qual se dispõem, em gradações sucessivas, os níveis de categorização documental, de modo que se evidencie a tessitura relacional entre as classes e subclasses, formando-se um sistema lógico de vinculações.

Em gestão documental, a classificação documental corresponde ao procedimento de

A classificação refere-se ao estabelecimento de classes nas quais se identificam as funções e as atividades exercidas e as unidades documentárias a serem classificadas, permitindo a visibilidade de uma relação orgânica entre uma e outra, e determinando agrupamentos e a representação do esquema de classificação proposto sob a forma de hierarquia. Usando como exemplo as funções e atividades exercidas por uma universidade e, de acordo com o Código de Classificação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior – IFES, como é a classificação das funções e das atividades?

Um arquivista, ao analisar um conjunto de documentos, observa que todos possuem o mesmo formato e estrutura de dados, mas diferem na função que exercem. Tecnicamente, a configuração que um documento assume de acordo com a atividade que o gerou é objeto de estudo específico. Assinale a alternativa correta.

A classificação de documentos em um arquivo público deve considerar:

A classificação de documentos de arquivo é feita a partir do(da)

No código de classificação de documentos, os assuntos recebem códigos numéricos que refletem

O método de arquivamento por assunto demanda a definição prévia de critérios de classificação, de modo a evitar ambiguidades na organização e na recuperação dos documentos.

No protocolo, a atividade de classificação consiste em separar os documentos sigilosos dos ostensivos, sem considerar o assunto ou o código de destino.

Quando realizada, a função classificação dá origem ao seguinte instrumento de gestão:

Na Secretaria de Segurança Pública, um documento produzido pelo órgão foi classificado, quanto ao grau de sigilo, como secreto, em razão de seu teor. O setor de arquivo precisa registrar por quanto tempo o acesso fica restrito e se esse prazo admite prorrogação. Diante do exposto, assinale CORRETAMENTE o prazo máximo de restrição e a regra de prorrogação aplicáveis:

Sobre o uso de sistemas e planilhas como instrumentos de apoio às rotinas arquivísticas, analise as afirmativas a seguir. Registre V, para verdadeiras, e F, para falsas:

(__) Um filtro em planilha pode reduzir o universo de busca, mas não corrige um número de protocolo que tenha sido cadastrado incorretamente na fonte.

( ) Um filtro aplicado a uma única coluna é suficiente para identificar registros duplicados, pois documentos com o mesmo número de protocolo aparecem sempre com os mesmos dados de localização.

( ) A correção de um campo de localização deve permanecer coerente com o histórico de movimentação e com a situação efetivamente verificada.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta:

Em um acervo arquivístico sem nenhum tratamento, a necessidade de representar e tornar visível o contexto de produção dos documentos arquivísticos pode ser conseguido através da seguinte função arquivística:

Em um sistema de classificação funcional, os documentos são organizados segundo atividades e funções institucionais. Comparando-se sistema funcional e sistema estrutural (orgânico), é correto afirmar que:

Em relação à gestão documental, julgue o próximo item.

A classificação do documento por assunto e função administrativa facilita a recuperação da informação e a preservação do contexto de produção documental.

A classificação de segurança de documentos no protocolo (como reservado ou secreto) visa proteger o interesse da sociedade e a segurança do Estado.

Os métodos de arquivamento físico mais utilizados incluem o alfabético, o numérico, o geográfico e o temático, devendo a escolha considerar apenas a frequência de consulta e o volume de documentos, uma vez que a natureza dos conteúdos e o grau de sigilo não interferem na definição do método mais adequado, sendo desnecessária a combinação de métodos em um mesmo sistema de arquivos.

Considerando os conceitos fundamentais empregados na terminologia arquivística brasileira, a definição compatível com o entendimento técnico adotado pela literatura especializada é: