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Questões de Concurso sobre Gestão de Documentos
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Para a elaboração de um guia de acervo eficiente é necessário
A
Incorporar verbetes sem estrutura clara e lógica, integrando imagens distintas dos tipos documentais existentes.
B
listar, no referido instrumento, os verbetes de forma aleatória, desconsiderando a necessidade de localizá-los para consulta.
C
descrever somente os conjuntos documentais mais antigos, considerados mais relevantes para a história da instituição de custódia.
D
atualizar o guia a cada década, independentemente de novas aquisições ou mudanças.
E
incluir informações detalhadas sobre a organização e o contexto dos documentos, facilitando o acesso e a recuperação.
O Índice de Maturidade em Gestão de Documentos (iMGD) visa identificar o grau de adesão de órgãos e entidades da administração a normativos e boas práticas de gestão de documentos elencados como componentes no modelo.
C
Certo
E
Errado
Segundo as definições do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005), o sistema de gestão de documentos é o conjunto de:
A
Procedimentos e operações técnicas cuja interação permite a eficiência e a eficácia na produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento e destinação de documentos.
B
Procedimentos técnicos combinados que norteiam a organização dos documentos, tendo em vista a recuperação da informação de um ou mais fundos e/ou coleções.
C
Procedimentos, normalmente automatizados, pelos quais referências ou dados contidos em documentos são indexados e armazenados de maneira tal que possam ser recuperados em resposta a questões específicas.
D
Rotinas, procedimentos e métodos de arquivamento compatíveis entre si, tendo em vista a organização e a preservação de documentos ou arquivos, bem como o acesso às informações neles contidas.
E
Arquivos que, independentemente da posição que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na persecução de objetivos comuns.
As questões relativas à proteção de dados pessoais estão presentes nas pautas de discussões das instituições e dos pesquisadores. No âmbito arquivístico, os autores Schwaitzer, Nascimento e Costa (2021, p. 15 e 16) divulgam suas análises dos contributos da gestão de documentos na observância prática da Lei n. 13.709, de 14 de agosto de 2018, também conhecida como Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Segundo as reflexões dos autores, assinale a alternativa INCORRETA:
SCHWAITZER, L.; NASCIMENTO, N.; DE SOUZA COSTA, A. Reflexões sobre a contribuição da gestão de documentos para programas de adequação à Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD). Acervo, [S. l.], v. 34, n. 3, p. 1-17, 2021. Disponível em: https://revista.an.gov. br/index.php/revistaacervo/article/view/1732. Acesso em: 4 mai. 2025.
A
A existência do registro, seja em meio físico ou digital, não é condição para a gestão de documentos e para a aplicação da LGPD.
B
O controle da produção e do fluxo documental pode contribuir com os procedimentos da LGPD.
C
A adoção e a prática de um Programa de Gestão de Documentos colaboram para uma maior facilidade nas adaptações necessárias à LGPD.
D
As instituições que possuem uma política arquivística bem estabelecida, com comissões de avaliação atuantes e instrumentos de gestão documental atualizados, tendem a ter uma maior facilidade no tratamento de dados pessoais.
E
O arquivista, com a utilização de um programa de gestão de documentos, é um dos profissionais mais capacitados para auxiliar o estabelecimento da LGPD.
O principal objetivo do Sistema Eletrônico de informações (SEI) é
A
implementar uma rede de comunicação intema exclusivamente para o compartilhamento de documentos confidenciais entre departamentos.
B
promover a eficiência, a transparência e a sustentabilidade nas atividades administrativas, substituindo o uso de papel por meios eletrônicos.
C
aumentar o volume da documentos físicos armazenados, garantindo maior segurança e durabilidade dos arquivos em papel.
D
facilitar a substituição de documentos eletrônicos por versões físicas, assegurando a autenticidade por meio de carimbos e assmaturas manuais.
E
automatizar processos administrativos, utilizando inteligência artificial para substituir completamente a necessidade de intervenção humana.
Os metadados dos documentos e os metadados dos eventos de gestão de processos/dossiê têm em comum o identificador do volume.
C
Certo
E
Errado
A metodologia do planejamento e da implantação de programas de gestão arquivística de documentos estabelece passos lineares e sequências para sua efetivação.
C
Certo
E
Errado
Sobre a informatização dos procedimentos e instrumentos de gestão documental e a adesão ao Sistema SPDoc, analise as proposições abaixo e assinale (V) para Verdadeiro ou (F) para Falso.
( ) Possuindo instrumentos de gestão documental, o órgão ou entidade também está apto a aderir ao Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações (SPDoc). O Sistema SPDoc, desenvolvido pela PRODESP, é a solução ideal para gerenciar documentos de arquivo produzidos em papel.
( ) Existe um consenso entre os especialistas da área de preservação digital de que a gestão, preservação e recuperação/acesso de documentos digitais requerem tanto sistemas de gestão da informação baseados em normas arquivísticas como o Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) quanto Repositórios Digitais Confiáveis (RDC-Arq) para transferência e recolhimento de documentos arquivísticos digitais, a fim de assegurar a preservação, ao longo do tempo, de documentos de guarda permanente.
( ) O órgão ou entidade que já conta com seu Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade-Fim e pretenda iniciar a produção de documentos digitais pode adotar uma solução tecnológica inconforme com as normas emanadas do Arquivo Público do Estado.
( ) O Sistema SPDoc também contribui para a segurança da informação, a preservação da memória institucional e o resguardo de direitos, assegurando o acesso às informações ao longo do tempo.
Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta.
A
V / V / V / F
B
F / F / V / V
C
V / F / V / F
D
F / F / F / V
E
V / V / F / V
O inventário é o instrumento de busca que fornece uma visão geral do conjunto documental de uma instituição ou arquivo.
C
Certo
E
Errado
Em relação às rotinas administrativas, assinale a alternativa que apresenta corretamente uma prática relacionada à gestão de documentos em uma organização:
A
Simplificar o armazenamento documental evitando padronizações rígidas, de modo que os setores definam livremente sua própria forma de arquivamento.
B
Priorizar a circulação rápida dos documentos internos, reduzindo etapas formais mesmo que o acompanhamento de movimentação seja limitado.
C
Adotar arquivamento predominantemente físico para facilitar o manuseio, utilizando digitalização apenas em casos excepcionais.
D
Utilizar plataformas públicas e abertas para compartilhamento de documentos internos, ampliando o acesso intersetorial e a velocidade de consulta.
E
Controlar o fluxo documental por meio de registro de recebimento, movimentação e destino final, permitindo rastreabilidade e histórico de tramitação.
Todo programa de gestão de documentos deve ter por base os princípios da gestão administrativa: planejamento; organização; direção; e controle.
C
Certo
E
Errado
Podemos considerar, como alguns dos objetivos da Gestão de Documentos:
A
agilizar o acesso aos arquivos e às informações; promover o sigilo das ações administrativas; normalizar os procedimentos para avaliação, transferência, recolhimento, guarda e eliminação de documentos; e preservar o patrimônio documental considerado de valor primário.
B
promover a transparência das ações administrativas; garantir economia, eficiência e eficácia na administração pública ou privada; controlar o fluxo de documentos e a organização dos arquivos; e normalizar os procedimentos para avaliação, descrição, transferência, recolhimento, guarda e eliminação de documentos.
C
agilizar o acesso aos arquivos e às informações; racionalizar a produção dos documentos; normalizar os procedimentos para avaliação, transferência, recolhimento, guarda e eliminação de documentos; e preservar o patrimônio documental considerado de guarda permanente.
D
assegurar o pleno exercício da cidadania; promover o sigilo das ações administrativas; agilizar o processo decisório; e preservar o patrimônio documental considerado de valor primário.
E
assegurar o pleno exercício da cidadania; agilizar o acesso aos arquivos e às informações; controlar o fluxo de documentos e a organização dos arquivos; e normalizar os procedimentos para avaliação, descrição, transferência, recolhimento, guarda e eliminação de documentos.
Fazem parte dos requisitos funcionais para um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos: a organização dos documentos arquivísticos; a captura; a avaliação (aplicação da tabela de temporalidade e destinação de documentos); a pesquisa, localização e apresentação dos documentos; a elaboração de documentos; a tramitação e fluxo de trabalho; a segurança; e a preservação.
C
Certo
E
Errado
Sobre a avaliação da eficácia de um repositório digital institucional no contexto da administração municipal, que deve considerar as especificidades da gestão documental pública, é correto afirmar:
A
o número de documentos armazenados é um parâmetro importante, pois reflete o volume de produção institucional, sendo suficiente para avaliar o desempenho do repositório.
B
embora a interoperabilidade com outros sistemas governamentais seja desejável, ela não é imprescindível para que o repositório cumpra funções básicas de acesso à informação.
C
em repositórios institucionais de prefeituras, a avaliação qualitativa do conteúdo deve priorizar documentos legais e administrativos, considerando a transparência e a acessibilidade como critérios centrais.
D
a eficácia de um repositório público pode ser comprometida mesmo com alto volume de dados, caso não haja critérios adequados de organização, descrição e recuperação da informação.
E
a relevância de um repositório digital de prefeitura pode ser aferida pelo número de vezes que seus documentos são citados por outras instituições públicas ou pela imprensa.
O arquivo trata-se do conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma pessoa ou instituição no exercício de suas atividades, e que são preservados devido ao seu valor administrativo, jurídico, fiscal ou histórico. Assinale a alternativa correspondente a função que trata do conjunto de práticas que visam administrar de forma eficaz os documentos, desde a sua produção até sua eliminação ou preservação permanente.
A
Gestão Documental.
B
Preservação Arquivística.
C
Controle de estoque.
D
Controle de etiquetagem.
Ano:
2025
Na gestão de documentos, quando um documento de uma pasta ou de uma caixa-arquivo é retirado para consulta, o instrumento utilizado para marcar a retirada, com vistas ao correto arquivamento quando for devolvido é a (o)
A
guia-fora.
B
ficha catalográfica.
C
cartão de saída.
D
tira de inserção.
E
tabela de equivalência.
Uma unidade da CPRM revisará seu arranjo documental para padronizar a organização dos dossiês administrativos.
A finalidade que caracteriza o plano de classificação é
A
listar assuntos.
B
numerar volumes.
C
organizar documentos em classes.
D
reunir acervos externos para curadoria temática.
E
padronizar capas, lombadas e etiquetas de identificação.
Os documentos são administrados com eficiência e eficácia quando:
I. uma vez necessários, podem ser localizados com rapidez e sem transtorno;
II. são conservados independentemente de custos de espaço e de manutenção, enquanto sejam indispensáveis às atividades correntes;
III. nenhum documento é preservado por tempo maior que o necessário ao cumprimento de sua finalidade, a menos que tenha valor para pesquisa e outros fins.
Sobre as afirmativas acima, assinale a alternativa correta.
A
Somente os itens I e II estão corretos.
B
Somente os itens I e III estão corretos.
C
Somente os itens II e III estão corretos.
D
Todos os itens estão corretos.
O programa de gestão de documentos tem por objetivo controlar a produção documental e racionalizar o seu fluxo, por meio da aplicação de técnicas e recursos tecnológicos. Contribuindo com a melhoria dos serviços arquivísticos no órgão/ entidade, servindo como suporte para as decisões políticoadministrativa e garantindo de modo eficiente e eficaz os direitos de cidadania. Indique qual é a fase do programa de gestão de documentos que pode ser definida como a concepção e gestão de formulários, preparação e gestão de correspondência, gestão de informes e diretrizes, fomento de sistemas de gestão da informação e aplicação de tecnologias modernas e esses processos.
A
Destinação
B
Produção
C
Conservação
D
Descrição
E
Utilização
Os órgãos e entidades da administração pública deverão elaborar e publicar o termo de eliminação de documentos antes da efetiva eliminação de documentos arquivísticos.
C
Certo
E
Errado
Gerar simulado