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Questões de Concurso sobre Gestão de Documentos
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Ano:
2026
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
Os documentos que já tiveram concluído o seu trâmite administrativo, mas ainda possuem valor probatório e são consultados ocasionalmente, devem ser mantidos no arquivo intermediário.
C
Certo
E
Errado
Na gestão de arquivos públicos, os documentos passam por três fases distintas. A fase em que os documentos aguardam destinação final — eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente — após perderem sua utilidade corrente, mas antes de completar o prazo de guarda estabelecido na tabela de temporalidade, é denominada:
A
Arquivo corrente.
B
Arquivo morto.
C
Arquivo permanente.
D
Arquivo intermediário.
Durante auditoria interna, verificou-se que diversos processos administrativos apresentavam dificuldades de localização, ausência de classificação documental e inconsistências no controle de movimentação entre os setores da prefeitura. Considerando os princípios da gestão de documentos, do protocolo, das técnicas de arquivo e dos procedimentos administrativos, analise as afirmativas a seguir:
I. O protocolo desempenha função relacionada ao recebimento, ao registro, ao controle da movimentação e ao encaminhamento dos documentos no âmbito da organização.
II. A classificação arquivística dos documentos ocorre exclusivamente na fase destinada ao arquivamento permanente, não produzindo efeitos sobre a organização dos documentos em tramitação.
III. A gestão documental compreende um conjunto de procedimentos destinados a controlar a produção, a utilização, a tramitação, o armazenamento e a destinação dos documentos ao longo de seu ciclo de vida.
IV. A localização dos documentos arquivados depende predominantemente do conhecimento dos servidores responsáveis pelo arquivo, sendo a adoção de métodos de classificação elemento secundário da gestão documental.
Após análise, conclui-se que está correto o que se afirma em:
A
I e III.
B
I, III e IV.
C
II e III.
D
II, III e IV.
E
I e IV.
No que se refere à gestão de documentos eletrônicos, é correto afirmar que esses documentos:
A
Dispensam qualquer forma de organização ou backup.
B
Também exigem políticas de classificação, preservação e segurança da informação.
C
Não possuem valor legal em nenhuma hipótese.
D
Nunca podem ser eliminados, mesmo após cumprirem seus prazos.
Considere as assertivas sobre gestão documental apresentadas a seguir:
I. A classificação deve relacionar o documento às funções e atividades que lhe deram origem.
II. A tabela de temporalidade estabelece prazos de guarda e destinação, cuja execução depende de procedimentos autorizados.
III. A eliminação de documentos correntes cujo prazo de guarda tenha expirado pode ser executada pela própria unidade produtora, mediante registro em listagem interna.
É correto o que se afirma em:
A
III, apenas.
B
I, II e III.
C
I e II, apenas.
D
I e III, apenas.
E
II, apenas.
Em relação à gestão documental, julgue o próximo item.
O registro de metadados é irrelevante para a recuperação posterior de documentos digitais.
C
Certo
E
Errado
Uma vantagem da Gestão da Informação é a promoção de uma cultura organizacional que valoriza, incentiva e promove a colaboração, o compartilhamento e o uso efetivo de suas informações disponíveis. O processo de encontrar, selecionar, organizar, filtrar e apresentar informações melhora a compreensão individual em relação a uma área de interesse. Isso resulta na construção da cultura organizacional, de um comportamento corporativo dinâmico, no planejamento e execução das atividades organizacionais e na construção de políticas corporativas. Nesse cenário, a gestão da informação possibilita
A
a criação de uma cultura organizacional baseada no conhecimento, onde as informações são valorizadas e compartilhadas de forma ampla.
B
o alcance de seus clientes, de forma eficiente, que passarão a ter uma visão privilegiada de todo o seu negócio, possibilitando a identificação de todas as informações.
C
as abordagens qualitativas e quantitativas, operacionalizadas em diferentes contextos organizacionais a fim de verificar os resultados quanto ao desempenho dos colaboradores.
D
a identificação das necessidades de dados e do conhecimento e o desenvolvimento de formas corretas para a coleta, organização, recuperação e uso eficaz da informação.
A gestão documental envolve produção, tramitação, classificação, uso, arquivamento e destinação. Visa garantir eficiência administrativa, transparência e preservação de informações.
A
A gestão documental é responsabilidade exclusiva dos setores de tecnologia da informação.
B
A gestão de documentos reduz custos, evita acúmulo desnecessário e melhora processos internos.
C
A eliminação de documentos pode ocorrer sem critérios formais.
D
A gestão documental não contribui para a transparência pública.
Acerca das funções e do conceito de Gestão Documental, sendo um dever do Poder Público. Assinale a alternativa que apresenta o conceito correto e completo dessa atividade, tal como definido pela doutrina arquivística e pela legislação pertinente.
A
Consiste na guarda permanente e na conservação preventiva de documentos históricos, garantindo sua integridade como patrimônio cultural da sociedade.
B
Refere-se ao conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, classificação, tramitação, uso, avaliação e destinação final dos documentos públicos, visando racionalizar seu ciclo de vida e garantir seu acesso como elemento de prova e informação.
C
Corresponde à política de digitalização e eliminação sistemática de documentos físicos, visando a economia de espaço e a modernização dos arquivos da administração pública.
D
Caracteriza-se como uma atividade terceirizável, que pode ser executada por empresas especializadas, desde que supervisionada por um servidor público responsável, conforme autoriza a legislação.
Considerando que a função Gestão de Documentos e Informações consta de planos de classificação de documentos das atividades-meio do Poder Executivo municipal, o documento produzido ou acumulado pela atividade “Controle de acervos arquivístico, bibliográfico, museológico ou artístico”, vinculada à subfunção Comunicação administrativa, é
A
a ficha de controle da tramitação.
B
o processo de recolhimento de documentos.
C
a relação de documentos e códigos de assuntos.
D
o mapa topográfico de arquivo.
E
o termo de responsabilidade para uso e reprodução de documento.
Em um órgão, verificou-se que diferentes servidores gravavam versões sucessivas de um mesmo documento com nomes pouco padronizados, dificultando a localização da versão válida e aumentando o risco de uso indevido de arquivo desatualizado. A chefia imediata então solicita aos usuários que adotem providências objetivando o melhor gerenciamento das informações. De acordo com o enunciado, a alternativa que indica CORRETAMENTE uma abordagem válida para atender ao pedido da chefia imediata é:
A
Armazenar todas as versões em uma única pasta, diferenciando-as pelo horário de edição, este registrado automaticamente pelo sistema.
B
Adotar estrutura padronizada de pastas e convenção de nomes que identifique assunto, versão e data, de forma coerente com a rotina do setor.
C
Orientar os usuários a salvar preferencialmente na pasta Downloads pois, de forma idêntica aos smartphones, ela é facilmente acessível em sistemas operacionais modernos.
D
Manter arquivos com nomes genéricos e empregar o recurso “arquivos recentes” presente em todos os programas utilizados no expediente.
E
Evitar a criação e uso de subpastas, porque a organização hierárquica tende a dificultar a pesquisa por documentos em ambiente corporativo.
A política de gestão de documentos deve ser instituída por organizações públicas e privadas com vistas a assegurar a produção, o tratamento e a preservação de documentos fidedignos, autênticos e acessíveis, de modo a sustentar suas funções e atividades.
C
Certo
E
Errado
Em uma unidade administrativa, a chefia designou o Assistente em Administração para revisar as rotinas de documentos e processos do setor. O trabalho inclui registrar a produção e o recebimento, controlar a tramitação e organizar a consulta aos documentos em uso no dia a dia. Também envolve definir prazos de guarda e orientar a destinação final, com eliminação ou recolhimento conforme o caso. Na terminologia arquivística, esse conjunto de procedimentos é caracterizado como:
A
sequência de operações intelectuais e físicas que visam à guarda ordenada de documentos.
B
conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que os produziu, permanecendo sob sua administração e próximos às rotinas diárias.
C
conjunto de procedimentos técnicos relativos à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos nas fases corrente e intermediária, visando eliminação ou recolhimento.
D
administração do uso e da circulação da informação, com base na teoria ou ciência da informação.
Em relação a Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos, avalie as seguintes afirmativas e assinale (V) para a verdadeira e (F) para a falsa:
I. As cópias de segurança são uma das estratégias de preservação de longo prazo.
II. A trilha de auditoria é o conjunto de informações registradas que permite o rastreamento de intervenções ou tentativas de intervenção no documento arquivístico digital ou no SIGAD.
III. O uso dos documentos pelos usuários deve ser registrado no SIGAD nos seus respectivos metadados. A gestão deste uso inclui a revisão periódica das classificações de acesso.
As afirmativas são, respectivamente,
A
F – V – V.
B
F – F – V.
C
V – V – V.
D
V – V – F.
E
V – F – V.
Quando tratamos de documentos digitais, a integridade trata do estado em que eles se encontram completos e não sofreram nenhum tipo de corrupção ou alteração não autorizada, nem documentada. Segundo o modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos – e-ARQ Brasil (2022), para garantir a manutenção desse estado, um programa de gestão de documentos de uma instituição de custódia deve:
A
implementar rotinas rígidas de back-up, garantindo que eles estejam protegidos contra acréscimo, supressão, alteração, uso e ocultação indevidos.
B
produzir e implementar políticas e procedimentos que controlem a transmissão, manutenção, avaliação, destinação e preservação dos documentos, garantindo que eles estejam protegidos contra acréscimo, supressão, alteração, uso e ocultação indevidos.
C
produzir e implementar soluções informatizadas por equipe própria da instituição, garantindo o controle do código fonte e, consequentemente, protegendo contra acréscimo, supressão, alteração, uso e ocultação indevidos.
D
utilizar Repositórios Digitais Confiáveis Arquivísticos RDC – Arq que garantam a estabilidade e permanência do documento a longo prazo.
E
utilizar sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) que faça a produção, assinatura e controle de destinação dos documentos.
O arquivamento de documentos em órgãos públicos deve observar critérios técnicos que garantam fácil localização, preservação e acesso às informações, inclusive para fins de auditoria e controle. Assinale a alternativa correta:
A
O arquivamento pode ser feito sem classificação.
B
A organização documental é irrelevante para o controle administrativo.
C
Os documentos devem ser classificados conforme critérios definidos (tema, data, setor etc.).
D
Todo documento deve ser eliminado após sua leitura.
A organização, preservação e gestão dos documentos escolares constituem elementos essenciais para a garantia da autenticidade das informações acadêmicas, da segurança jurídica dos atos administrativos e da eficiência da gestão educacional. No contexto das instituições de ensino, a gestão documental deve observar princípios arquivísticos, normas administrativas e boas práticas de preservação da informação.
Assinale a alternativa INCORRETA:
A
Documentos escolares de valor permanente podem ser eliminados, ainda que tenham sido digitalizados e mesmo mediante autorização administrativa.
B
A classificação e a organização dos documentos devem seguir plano previamente definido, alinhado às funções e atividades da instituição.
C
O arquivo escolar deve assegurar a integridade, a autenticidade e a confiabilidade dos documentos acadêmicos e administrativos sob sua guarda.
D
A gestão documental compreende as fases de produção, tramitação, uso, avaliação e destinação final dos documentos, visando racionalizar o fluxo informacional e assegurar acesso quando necessário.
No que diz respeito à gestão documental, é correto afirmar que os arquivos correntes
A
devem ser mantidos próximos de seus usuários diretos.
B
proporcionam racionalização da guarda e preservação dos documentos.
C
guardam os documentos que aguardam destinação final.
D
têm a função de garantir acesso a pesquisas históricas.
A gestão de documentos é fundamental para o funcionamento eficiente das instituições, pois permite organizar, controlar e dar destino adequado aos documentos produzidos e recebidos, garantindo segurança da informação, racionalização de espaço e acesso quando necessário.
Em relação à gestão de documentos, assinale a alternativa que corresponde corretamente aos seus procedimentos.
A
Atividade restrita ao arquivamento físico dos documentos, realizada apenas após o encerramento de todos os processos administrativos.
B
Procedimento voltado apenas à digitalização de documentos, visando substituir integralmente os arquivos físicos e eliminar o uso do papel na administração.
C
Processo limitado ao registro, numeração e controle de entrada e saída de documentos no setor de protocolo da instituição.
D
Conjunto de atividades destinadas exclusivamente à guarda definitiva dos documentos que possuem valor histórico, sem considerar as fases iniciais de uso administrativo.
E
Conjunto de ações e procedimentos técnicos aplicados aos documentos desde sua criação, passando pela tramitação, uso, avaliação e arquivamento nas fases corrente e intermediária, com o objetivo de definir sua eliminação ou o recolhimento para guarda permanente.
Para garantir que a gestão dos documentos arquivísticos atinja seus objetivos, é essencial a
A
eliminação periódica dos documentos intermediários e inativos.
B
terceirização completa da gestão documental.
C
capacitação e atribuição de responsabilidades.
D
digitalização dos documentos físicos que tenham idades intermediárias e permanentes.
E
criação de um sistema de arquivo sem necessidade de política institucional.
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