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Questões de Concurso sobre Gestão de Documentos
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Na prática, a organização dos acervos na administração pública brasileira frequentemente se fundamenta no empirismo e na improvisação, o que resulta na falta de unidade entre os métodos utilizados na gestão de documentos.
C
Certo
E
Errado
A instituição pública que realiza o recolhimento sistemático de documentos com valor permanente à instituição arquivística pública atende ao nível mínimo estabelecido para se identificar a existência da gestão de documentos na instituição pública.
C
Certo
E
Errado
Acerca de elaboração de documentos, julgue o item que segue.
A atualização de modelos documentais deve acompanhar mudanças normativas e institucionais.
C
Certo
E
Errado
Julgue o item a seguir, relativo a documentação.
No que se refere à guarda documental, os prazos legais só poderão ser desconsiderados quando não houver uso frequente do documento.
C
Certo
E
Errado
No que se refere a gestão de documentos, julgue o seguinte item.
A padronização de nomenclaturas evita duplicidade e perda de registros.
C
Certo
E
Errado
Em relação à gestão documental, julgue o próximo item.
A gestão documental restringe-se ao arquivamento físico de papéis.
C
Certo
E
Errado
O arquivo intermediário reúne os documentos de uso frequente e de consulta constante pela administração que os produziu.
C
Certo
E
Errado
Assinale a opção correta acerca do desenvolvimento de um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) e seus requisitos.
A
É altamente desejável que um SIGAD permita que os metadados de gestão de um documento possam ser pesquisados.
B
Um SIGAD tem que manter metadados relativos a documentos eliminados.
C
É altamente desejável que um SIGAD impeça a reabertura, para acréscimo de documentos, de um volume já encerrado.
D
Um SIGAD tem que permitir que os usuários armazenem pesquisas para reutilização posterior.
E
Um SIGAD tem que permitir aos usuários autorizados realizar modificação na trilha de auditoria.
Assinale a opção correta acerca da implicação do uso do enfoque sistêmico na gestão de documentos arquivísticos.
A
O enfoque sistêmico é aplicado em países com estrutura federalista, sendo incompatível com modelos unitários.
B
O enfoque sistêmico favorece a articulação entre unidades e serviços arquivísticos, promovendo uma gestão integrada e planejada dos documentos.
C
O enfoque sistêmico propõe que cada unidade administrativa mantenha seus arquivos de forma isolada, sem articulação com outras áreas.
D
O enfoque sistêmico limita-se à digitalização de documentos, sem considerar sua função administrativa ou contexto institucional.
E
O enfoque sistêmico desconsidera as diferenças entre estruturas administrativas dos países, propondo um modelo único de gestão documental.
A gestão de documentos em órgãos públicos exige procedimentos formais de protocolo, classificação e arquivamento, garantindo segurança e rastreabilidade das informações. Assinale a alternativa que melhor representa prática adequada de gestão documental:
A
Protocolar documentos com identificação de data, número sequencial e responsável pelo recebimento, assegurando controle e acompanhamento.
B
Receber documentos sem registro formal, priorizando a celeridade do atendimento.
C
Arquivar documentos apenas por ordem alfabética, independentemente da natureza do assunto.
D
Permitir que cada servidor mantenha arquivo próprio sem padronização institucional.
E
Eliminar documentos após cinco anos, independentemente da tabela de temporalidade.
No cotidiano de um Assistente Administrativo, a gestão de documentos passa por diferentes fases do ciclo vital.
Quando um documento está ativo, em tramitação nas unidades produtoras, e sendo consultado frequentemente para a tomada de decisões e execução das atividades diárias, mantendo seu valor administrativo e jurídico, ele integra o:
A
Arquivo Corrente.
B
Arquivo Permanente.
C
Arquivo Intermediário.
D
Arquivo de Guarda Temporária.
E
Arquivo Inativo.
Ano:
2026
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
Incumbe ao Poder Público, por meio de seus órgãos e de seus agentes, a adoção de procedimentos e técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso e ao arquivamento de documentos. Tais ações visam assegurar a eficiência administrativa, a celeridade dos processos e o acesso seguro às informações. A partir dessa informação, é correto afirmar que o conceito apresentado corresponde
A
à gestão de documentos.
B
aos métodos arquivísticos.
C
à redação oficial de documentos.
D
à gestão de processos.
E
aos procedimentos administrativos.
A elaboração e arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos exigem políticas específicas de gestão. Conforme o enunciado, é CORRETO afirmar que:
A
Documentos em meios eletromagnéticos não possuem validade jurídica e não podem ser utilizados em processos administrativos.
B
A elaboração de documentos digitais dispensa protocolos de autenticidade, pois o meio eletrônico garante automaticamente sua validade.
C
Documentos em meios eletromagnéticos devem ser eliminados após cinco anos, independentemente de seu valor histórico.
D
O arquivamento em meios eletromagnéticos requer políticas de segurança da informação, incluindo backup e controle de acesso.
A gestão documental constitui uma atividade importante para o funcionamento da Administração Pública, contribuindo para a preservação das informações, a eficiência administrativa e o atendimento às demandas dos cidadãos. Considerando as noções de arquivamento e organização de documentos, analise as afirmativas a seguir.
I. Os documentos de uso frequente pelas unidades administrativas costumam permanecer em arquivos correntes, facilitando sua consulta durante as atividades rotineiras.
II. A classificação dos documentos pode considerar critérios como assunto, ordem cronológica, numeração ou identificação alfabética, de acordo com as necessidades da organização.
III. A digitalização de documentos elimina a necessidade de adoção de medidas voltadas à segurança da informação e à preservação dos registros eletrônicos.
IV. Os documentos públicos classificados como permanentes permanecem arquivados até o encerramento do exercício financeiro correspondente, quando podem ser descartados mediante autorização administrativa.
Após análise, conclui-se que está correto o que se afirma em:
A
I e II.
B
I e III.
C
I e IV.
D
II e III.
E
II e IV.
Em uma secretaria escolar, o arquivo é definido como um conjunto de documentos produzidos ou recebidos pela instituição. Assinale a alternativa que indica qual é a principal função de um arquivo eficiente.
A
Servir como depósito para descartar documentos que a secretaria não deseja mais ler.
B
Acumular papéis para dificultar o acesso de pessoas não autorizadas
C
Garantir a recuperação da informação de forma rápida e precisa para subsidiar a tomada de decisão.
D
Armazenar apenas documentos financeiros da escola.
E
Guardar cópias de todos os documentos em formato digital, eliminando imediatamente os originais em papel.
Acerca do levantamento de atos normativos e instrumentos arquivísticos, considere as seguintes afirmações e assinale a alternativa correta:
I. Manual de gestão de documentos: documento que tem como objetivo estabelecer procedimentos regulares no tocante à produção, tramitação, arquivamento e destinação dos documentos arquivísticos, de acordo com as normas e a legislação vigente;
II. Manual de procedimentos de protocolo: documento que apresenta orientações e informações essenciais para a padronização da escrita e da linguagem, visando à uniformidade, bem como identifica os canais de comunicação;
III. Código de classificação de documentos: é um esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido;
IV. Tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo: define as categorias de usuários e as permissões de acesso e uso do sistema de gestão arquivística para produção, leitura, atualização e eliminação dos documentos.
A
somente I e III estão corretas;
B
somente II e IV estão corretas;
C
I, II e III estão corretas;
D
II, IlI e IV estão corretas;
E
todas estão corretas.
Durante a organização documental de um processo administrativo em uma instituição federal, a chefia determinou que cada setor mantivesse seus documentos sem uma classificação ou identificação de responsável pela tramitação. Como consequência, documentos do mesmo processo ficaram dispersos em diferentes unidades, dificultando a localização de informações e a continuidade da análise por instâncias superiores. Nesse sentido, considerando as funções administrativas e a gestão documental, a tomada de decisão correta é
A
intensificar a execução das atividades administrativas, priorizando a conclusão do processo e padronizando os documentos entre os setores envolvidos conforme a função executar.
B
elaborar novo plano institucional para revisão das rotinas administrativas, suspendendo a tramitação documental até definição geral das diretrizes organizacionais conforme a função organizar.
C
transferir a responsabilidade documental exclusivamente para a chefia da unidade, centralizando a tomada de decisões sobre organização dos documentos.
D
manter o modelo adotado, desde que os setores compartilhem informalmente as informações necessárias à continuidade do processo administrativo.
E
estabelecer critérios de organização documental, com definição de hierarquias sobre os fluxos de tramitação entre unidades, viabilizando, assim, uma estrutura administrativa conforme a função organizar.
A formulação da política de gestão de documentos de uma organização deve-se fundamentar na análise do perfil institucional, considerando aspectos como o contexto jurídico-administrativo, a missão e a competência, de forma que os documentos produzidos sejam os mais completos, adequados e necessários.
C
Certo
E
Errado
Em uma organização, a política de gestão de documentos é iniciada com uma declaração oficial de cooperações que especifica, de forma resumida, os responsáveis pelo programa de gestão de documentos e pelo sistema de arquivos adotados no órgão ou na entidade.
C
Certo
E
Errado
Em relação aos procedimentos e às operações técnicas do sistema de gestão arquivística de documentos digitais e não digitais, aquele que consiste em declarar um documento como um documento arquivístico, incorporando-o ao sistema de gestão arquivística, é o(a):
A
captura
B
indexação
C
classificação
D
arquivamento
Gerar simulado