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Em uma Prefeitura, o Digitador presta apoio a uma unidade...
Em uma Prefeitura, o Digitador presta apoio a uma unidade administrativa que recebe requerimentos, ofícios e memorandos, com posterior encaminhamento a setores responsáveis para análise e decisão.
Parte desses expedientes tramita por sistema eletrônico, mas ainda há documentos físicos que precisam ser digitalizados, indexados e juntados a processos já existentes.
Em determinado caso, um documento é recebido com indicação de “urgência”, pois integra instrução de processo que possui prazo interno para manifestação e depende de despacho de setores distintos.
O Digitador percebe que, sem padronização do trâmite, alguns documentos ficam “parados” entre mesas, há perda de rastreabilidade e a chefia recebe cobranças por atraso sem conseguir identificar o gargalo.
Considerando fluxo documental, tramitação interna e controle de prazos administrativos no setor público municipal, aponte a alternativa CORRETA.
A
Priorizar o atendimento por ordem de chegada e encaminhar fisicamente os documentos à unidade finalística, mantendo controle informal do andamento por mensagens, pois o essencial é reduzir fila de entrada.
B
Digitalizar todos os documentos recebidos e arquivar os originais por tempo indeterminado no setor de digitação, enviando ao setor responsável apenas cópia digital, pois isso evita extravio e melhora a eficiência do fluxo.
C
Encaminhar diretamente ao servidor que costuma resolver casos semelhantes, independentemente do fluxo formal, e somente depois lançar no sistema, pois a efetividade do resultado é mais relevante do que o registro.
D
Devolver documentos urgentes ao setor de origem para que ele próprio controle prazos e tramitação, já que a unidade de digitação não deve assumir risco de atraso nem responsabilidade por movimentação.
E
Registrar a entrada pelo canal oficial; vincular o documento ao processo correspondente; tramitar conforme fluxo institucional com despacho/encaminhamento registrado; controlar prazos por mecanismo formal (sistema, agenda ou planilha institucional) e; manter rastreabilidade de responsáveis e datas.