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De acordo com a teoria arquivística, há diferentes definições para as características e atribuições dos órgãos de documentação. A esse respeito, entende-se que:
os museus são instituições que colecionam peças e objetos de valor cultural
os documentos de arquivo são colecionados com objetivos históricos e culturais
os arquivos e bibliotecas possuem documentos com característica tridimensional
arquivos são constituídos com finalidade cultural, enquanto bibliotecas são constituídas com finalidade funcional