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A correta redação dos documentos oficiais depende do conhecimento sobre o emprego das formas de tratamento. No dia 11 de abril de 2019, por meio do Decreto 9.758/19, foram determinadas as formas de emprego de vários pronomes de tratamento em comunicados, textos oficiais ou atos cerimoniais públicos. A seguir, foram contextualizadas algumas dessas regras, exceto:
Na comunicação com agentes públicos federais, o pronome de tratamento empregado dependerá do nível hierárquico, da natureza do cargo ou da função ou da ocasião.
Nas duas edições do MRPR (de 2002 e de 2018), está abolido o uso de Digníssimo e de Ilustríssimo.
É indicado evitar o uso de “doutor” indiscriminadamente.
O pronome de tratamento é flexionado para o feminino e para o plural.
É vedado na comunicação com agentes públicos federais o uso das formas de tratamento, ainda que abreviadas: Vossa Excelência ou Excelentíssimo; Vossa Senhoria; Vossa Magnificência; doutor; ilustre ou ilustríssimo; digno ou digníssimo; e respeitável.