Um guia de arquivo

apresenta thesaurus que reflete as relações hierárquicas dos documentos do acervo.

toma como unidade de descrição os itens documentais.

indexa nomes de instituições, pessoas e lugares referidos nos documentos.

contém informações sumárias sobre os serviços prestados pela instituição.

reproduz, em sua estrutura, o arranjo físico dos documentos.