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Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005), a digitalização é o processo:
Pelo qual documentos ou informações são representados por termos, palavras-chave ou descritores, propiciando a recuperação da informação.
De produção de cópia de um documento no conteúdo e na forma, mas não necessariamente em suas dimensões.
De eliminação por fragmentação mecânica.
De conversão de um documento para o formato digital por meio de dispositivo apropriado, como um escâner.