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A organização dos documentos em um arquivo deve ser flexível e adaptável, atendendo às necessidades específicas de cada instituição e aos diferentes ciclos de vida dos documentos. No ciclo de vida dos documentos, é uma característica dos arquivos permanentes:
A eliminação periódica dos documentos armazenados.
A alta frequência de consulta.
A vinculação direta com as atividades cotidianas.
A transitoriedade do arquivamento.
A preservação em virtude de seu valor probatório e legal.