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É fundamental para garantir o acesso continuo e seguro aos arquivos permanentes, assegurando a sua disponibilidade e integridade ao longo do tempo:
elaboração de políticas de acesso baseadas em restrições temporárias sem atualização regular.
restrição de acesso apenas a funcionários autorizados, sem exceção.
digitalização de documentos com metadados completos e armazenamento em repositórios digitais confiáveis.
disponibilização dos arquivos exclusivamente em formatos proprietários para garantir a proteção dos dados.
guarda de documentos físicos e digitais em um único local centralizado sem cópias de backup.