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Um servidor recebe um documento que precisa ser protocolado. A principal finalidade do protocolo é:
Facilitar a publicação de documentos oficiais.
Eliminar o registro de circulação documental, facilitando a rastreabilidade.
Registrar oficialmente a entrada, saída e tramitação dos documentos.
Armazenar documentos de forma secreta e inacessível.
Encaminhar documentos apenas de maneira verbal, assegurando o controle.