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Os arquivos possuem um ciclo de vida que começa com a criação do documento e se encerra quando o ato, ação ou evento que o originou é concluído, levando em consideração também a sua frequência de uso. O ciclo pode ser categorizado em arquivo corrente ou de gestão, arquivo intermediário e arquivo permanente. Em relação ao arquivo intermediário destaca-se que são:
documentos ligados aos objetivos imediatos para os quais foram criados e mantidos nos órgãos de origem devido à sua vigência e frequência de uso
arquivos que aguardam em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final, pouco utilizados pela administração
registros que permanecem nos setores onde foram produzidos devido à sua importância e ao uso esporádico
conjuntos documentais guardados em caráter definitivo, em função do seu valor, com acesso público