A tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico resultante de avaliação, que tem por objetivos definir prazos de guarda e destinação de documentos [...] com vista a garantir o acesso à informação [...]. Sua estrutura básica deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, a destinação final – eliminação ou guarda permanente [...]. (BRASIL, 2001, p. 44)
Com relação ao tempo necessário para arquivamento dos documentos é correto afirmar que:
Cada fase (corrente, intermediário e permanente) possui um período determinado. Arquivos na fase corrente devem atender no máximo 2 (dois) anos, arquivos na fase intermediária 1 (um) ano e arquivos na fase permanente de 25 (vinte e cinto) a 30 (trinta) anos.
Na verdade, a tabela de temporalidade é rigorosa quanto aos prazos de cada arquivo. Logo, tudo depende dos tipos de documentos arquivados, por exemplo se forem correspondências recebidas (Ofícios, cartas, convites) estes obrigatoriamente não podem passar de 1 (um) ano e devem obrigatoriamente ser transferidos para o arquivo intermediário e, por fim, o arquivo permanente.
Considerando as fases corrente e intermediária o prazo estabelecido para a fase corrente relaciona-se ao período em que o documento é freqüentemente consultado, exigindo sua permanência junto às unidades organizacionais. E na fase intermediária relaciona-se ao período em que o documento ainda é necessário à administração, porém com menor freqüência de uso, podendo ser transferido para depósito em outro local, embora à disposição desta.
Os arquivos correntes, intermediários e permanentes são claros em relação aos prazos de permanência e estabelecem que devido a fase tecnológica dos dias atuais e a facilidade de informatizar todos os documentos administrativos é suficiente digitalizar todos os tipos de documentos e guardá-los por até 30 (trinta) anos, pois este formato não ocupa espaço físico.
A tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico resultante de avaliação, por esta razão é regida por lei com o objetivo de padronizar arquivos do serviço público federal, independente dos tipos de documentos e setores administrativos.