De acordo com a Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos, do CONARQ, através da Resolução n.º 36/2012, uma cópia autoritária, no âmbito do correio eletrônico corporativo, é
uma manifestação de um documento arquivístico considerada pelo produtor como sendo o seu documento arquivístico oficial e que está comumente sujeita a controles de procedimentos não exigidos para outras manifestações.
um programa executável destinado a auxiliar o usuário na realização de determinadas tarefas em um computador, como os processadores de texto (Word) e planilhas (Excel).
um documento produzido, elaborado ou recebido, no curso de uma atividade prática, com o instrumento ou resultado de tal atividade e retido para ação ou referência.
um documento digital, criado ou recebido via sistema de correio eletrônico, incluindo anexos que possam ser transmitidos com a mensagem.
uma qualidade do documento arquivístico, em função das relações que mantém com os demais documentos do órgão ou entidade e que reflete suas funções e atividades.