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Segundo Denis Grogan, o processo de referência é constituído por oito passos, tendo como ponto inicial o momento em que o usuário reconhece a existência de um problema e se estende até o ponto em que se chega mutuamente ao entendimento de que o problema foi solucionado, pontos esses que correspondem, respectivamente, aos seguintes passos:
uma necessidade de informação do usuário e a conclusão do processo.
o usuário apresenta uma questão ao bibliotecário e o resultado da busca.
uma questão atrai a atenção do usuário e a avaliação da resposta.
a negociação define o tema da busca e a apresentação da resposta.
o bibliotecário identifica a questão e a análise dos itens recuperados na busca.