Questões de Concurso sobre Organização e administração de bibliotecas

O papel do marketing nos sistemas de informação é o de combinar a capacidade do serviço com as necessidades dos usuários, de forma a gerar uma ação proveitosa e retorno quanto a ganho e troca de valores, com o sistema em si e com a sociedade de modo geral.

Nas unidades de informação, a função da direção é a que reúne os diversos fatores e recursos essenciais para a execução dos planos. Está baseada na função administrativa de planejar e precede o controle e a avaliação.

Marketing significa fazer as perguntas certas sobre os objetivos da unidade de informação e da prestação de serviços, sobre as características da população usuária e acerca da qualidade da oferta e benefícios proporcionados à clientela.

Na avaliação de serviços de informação de uma biblioteca, é possível fazer um estudo de perguntas e respostas, por meio de simulação, que seja participante ou não participante. No estudo participante, as questões escolhidas para o teste são apresentadas à biblioteca de tal forma que sejam aceitas como questões reais, formuladas por usuários reais.

No desenvolvimento de sistemas de informação, o gerente geralmente não interfere na seleção do sistema ou pacote de programa mais apropriado, mas cuida da elaboração do projeto do sistema.

O principal recurso de uma unidade de informação é uma equipe bem treinada e capacitada. É fundamental selecionar profissionais com perfil adequado e propiciar continuamente à equipe a oportunidade de atualização e capacitação técnica.

Preparação e planejamento, instalação do equipamento, instalação do programa, criação das bases de dados, treinamento de pessoal e entrada do sistema em operação são atividades de desenvolvimento de sistemas de informação que fazem parte da fase de elaboração do projeto.

O planejamento estratégico consiste no processo de decisão acerca dos objetivos da empresa, das mudanças nesses objetivos, dos recursos utilizados para atingi-los e das políticas que regerão a aquisição, a distribuição e a utilização desses recursos.

A questão dos recursos humanos é fundamental em uma organização. A qualidade dos serviços e produtos oferecidos pela biblioteca está diretamente relacionada à qualidade de seus recursos humanos.

Na administração da unidade de informação orientada para o marketing, tanto a análise quanto a segmentação de mercado, a análise do consumidor, o composto de marketing e a auditoria de marketing podem ser utilizados pelo gerente da unidade de informação.

Em uma sociedade, encontra-se um duplo aspecto: o comunitário e o associativo. Em uma grande biblioteca pública, por exemplo, o armazenamento, o tratamento e a difusão da informação, a administração de seu próprio pessoal e seus serviços são aspectos comunitários, ao passo que a interação bibliotecário e usuário é um aspecto associativo.

Os recursos informativos constituem a matéria-prima a ser trabalhada pela unidade de informação para a geração de seus produtos e serviços. Sem recursos informativos não há como gerar esses produtos e serviços.

As entrevistas realizadas nas bibliotecas para a avaliação dos serviços de informação podem trazer muitas vantagens, especialmente se o entrevistador for treinado e capaz de diferenciar, claramente, simulação, opinião, preconceitos e ideologias nos entrevistados.

O primeiro passo a ser dado no planejamento de bibliotecas públicas é efetuar um amplo diagnóstico acerca das necessidades de informação da comunidade, embasado na situação política, social, cultural e educacional.

Na sociedade da informação em que se vive hoje, cabe ao bibliotecário-administrador diferenciar a administração da operação, especialmente em bibliotecas pequenas, onde ele realiza as duas funções.

Na situação considerada, o gerente poderá utilizar a estratégia de funcionamento paralelo — opção de implementação do sistema antigo de automação simultaneamente ao novo. Essa estratégia permitirá que o novo sistema seja testado em ambiente controlado, antes de ser liberado totalmente.

A adoção do marketing em unidades de informação é vista como forma de valorizar o profissional de informação, melhorando a sua imagem mediante o uso apropriado de técnicas para fazer trocas adequadas, quebrando barreiras na comunicação entre biblioteca e usuários, para melhor satisfazer as suas necessidades.

O denominador comum às funções administrativas é a informação, pois todo ato administrativo é baseado nela. No planejamento, a informação define os elementos da ação futura; na organização, demonstra a situação atual e os objetivos da empresa; na direção, ela é fundamental ao processo de decidir o quê, porque, por quem e quando será feito; além disso, também o controle é realizado por meio da comparação de informações.

A coordenação — um dos atributos essenciais do gerente — é a função administrativa responsável pelo gerenciamento da organização à medida que se executam os planos, programas e projetos, com o objetivo de convertê-los em resultados.