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Ao se planejar um evento, deve-se fazer uma visita de inspeção ao centro do evento. Entre os pontos a serem verificados, estão:
Se o trânsito na região, no dia do evento, permite o fácil acesso, permite que portadores de deficiência possam ir ao evento e se existe internet banda larga.
Configuração das acomodações para os convidados do evento, qualificação dos profissionais que fornecem alimentação, sala de recreação para filhos dos convidados.
Acesso a portadores de deficiência, equipe técnica para equipamentos audiovisuais e configuração necessária para acomodação dos convidados.
Equipe técnica para operação de audiovisual, condições do local do evento e distribuição de brindes aos convidados.