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Entre os passos necessários para a organização de um evento, seja ele um congresso científico ou a inauguração de novas instalações, inclui-se a
produção de material informativo para atrair o público a ser atingido.
solicitação de reforço policial para garantir a segurança dos funcionários.
construção de instalações preparadas para receber os participantes.
alocação de recursos financeiros para suprir gastos não programados, decorrentes de mudanças no clima.
participação de autoridades locais e líderes de opinião para endossar a mensagem.