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Para a comunicação interna em uma organização pública, um documento separado, enviado individualmente por meio impresso ou digital para todos os envolvidos, tendo como conteúdo um texto pessoal, assinado pelo responsável máximo da instituição, deve ser utilizado:
regularmente, para reforçar a imagem desse dirigente junto ao público interno;
regularmente, para ampliar a ideia de comunicação direta com o público;
regularmente, porque se trata de uma exigência para maior transparência de informações;
esporadicamente, porque a palavra do dirigente máximo é secundária na instituição;
esporadicamente, em situações especiais que mereçam maior atenção por parte do público.