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A elaboração de um projeto cultural tem a função principal de ser um instrumento de planejamento e gestão, indo além do papel de servir como material para solicitação de recursos financeiros. O ciclo de vida de um projeto cultural é composto por quatro etapas. Tais etapas, na respectiva ordem, são:
execução, prestação de contas, encerramento e arquivamento
elaboração, captação de recursos, encerramento e arquivamento
elaboração, execução, prestação de contas e encerramento
brainstorm, elaboração, captação de recursos e encerramento
captação de recursos, execução, prestação de contas e encerramento