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O registro de informações é um elemento fundamental da gestão administrativa. Para Maximiano (2018), a rastreabilidade dos dados garante transparência e eficiência. O registro de visitantes e prestadores de serviço deve conter:
Dados pessoais, horário de entrada e saída, e pessoa a ser visitada.
Apenas a placa do veículo.
Fotografias e assinaturas digitalizadas.
Somente o nome completo do visitante.