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Na recepção é importante possuir uma forma para controlar e comprovar o recebimento ou encaminhamento de documentos ou processos na empresa, para assim diminuir os riscos de perdas cuja forma e estrutura são: descrição do setor, órgão, destinatário, discriminação, data do envio da remessa e data do recebimento da remessa; e assinatura ou carimbo de quem está recebendo, é denominado de
Livro de protocolo.
Livro de controle de documentos permanentes.
Livro de ocorrência.
Livro de proforme.
Livro de auditoria de documentos.