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Sempre que um equipamento ou material permanente for enviado ao departamento que o requisitou, deverá ter o referente termo de responsabilidade emitido pelo setor de patrimônio, com uma via arquivada na seção de patrimônio da unidade e a outra entregue ao signatário.
São razões para a emissão obrigatória desse documento, exceto:
Renovação anual.
Tombamento de bens.
Manutenção de bens de alto valor.
Mudança de responsável pela guarda de bens.