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A reposição adequada de componentes e materiais é atividade intrínseca à manutenção de instalações mecânicas, refletida em termos de referência bem elaborados. Um termo de referência é:
documento que esclarece o que se precisa, trazendo a definição do objeto e os demais elementos necessários à sua perfeita contratação e execução.
documento que detalha as especificações técnicas dos bens, com clara definição de marca, modelo, número de série e quantidade necessária.
conjunto de normas e regulamentos que orientam os processos de aquisição de bens e serviços.
documento que orienta a relação do requisitante com os fornecedores nos processos de compra, contratação e suporte pós-entrega.
conjunto de especificações técnicas dos itens e demais componentes e acessórios necessários ao processo de manutenção.