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Ao arquivar uma portaria, o Auxiliar verifica que ela foi assinada por um agente que detém a atribuição conferida por lei para decidir a matéria. Esse requisito do ato administrativo é a:
Finalidade, que constitui o efeito jurídico reflexo que a portaria produzirá no equilíbrio institucional.
Forma, que é o meio de exteriorização documental do ato perante a sociedade, cujos vícios são sempre insanáveis.
Motivo, que traduz a determinação formal de conveniência estabelecida de modo autônomo ao produzir serviços.
Competência, que é o elemento vinculado do ato administrativo, de exercício obrigatório, estabelecido na legislação.