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Em um órgão, verificou-se que diferentes servidores...
Em um órgão, verificou-se que diferentes servidores gravavam versões sucessivas de um mesmo documento com nomes pouco padronizados, dificultando a localização da versão válida e aumentando o risco de uso indevido de arquivo desatualizado. A chefia imediata então solicita aos usuários que adotem providências objetivando o melhor gerenciamento das informações. De acordo com o enunciado, a alternativa que indica CORRETAMENTE uma abordagem válida para atender ao pedido da chefia imediata é:
A
Armazenar todas as versões em uma única pasta, diferenciando-as pelo horário de edição, este registrado automaticamente pelo sistema.
B
Adotar estrutura padronizada de pastas e convenção de nomes que identifique assunto, versão e data, de forma coerente com a rotina do setor.
C
Orientar os usuários a salvar preferencialmente na pasta Downloads pois, de forma idêntica aos smartphones, ela é facilmente acessível em sistemas operacionais modernos.
D
Manter arquivos com nomes genéricos e empregar o recurso “arquivos recentes” presente em todos os programas utilizados no expediente.
E
Evitar a criação e uso de subpastas, porque a organização hierárquica tende a dificultar a pesquisa por documentos em ambiente corporativo.