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Para facilitar substituições durante férias, uma equipe utiliza o mesmo usuário e a mesma senha para acessar pastas funcionais. O sistema registra apenas a conta compartilhada. A medida correta é:
Copiar as pastas para contas pessoais dos substitutos, restringir edição e excluir as cópias ao fim do período.
Adotar credenciais individuais, acessos mínimos, registros de operação e perfis temporários para substituições autorizadas.
Manter a conta comum, exigir termo de uso e registrar em planilha quem acessou as pastas em cada turno.
Criar uma senha para cada período de férias, compartilhada apenas entre os substitutos formalmente designados.
Manter a conta comum, trocar a senha mensalmente e registrar em planilha o período de cada substituição.