Veja o texto extraído da ajuda on-line do Microsoft Word:
"Caso um documento deva ser revisado por seu grupo de trabalho, e você deseje ter o controle final sobre as alterações que devem ser aceitas ou rejeitadas, será possível preparar cópias do documento e distribuí-las para o grupo de trabalho para revisão e marcação eletrônicas. Quando o controle de alterações está ativado, o Microsoft Word usa marcas de revisão para indicar alterações controladas. Após o documento ser revisado, será possível ver as alterações feitas pelos diferentes revisores - as alterações de cada revisor são marcadas com uma cor diferente. Após exibir as alterações controladas, você poderá aceitar ou rejeitar cada alteração.
Esse recurso do Microsoft Word pode ser ativado a partir do menu "Ferramentas" %u2192 "Controlar Alterações". Marque a alternativa INCORRETA sobre mar-cas de revisão do Word.
A comparação de uma cópia editada de um documento com sua versão original mostra o conteúdo editado sob a forma de marcas de revisão, mesmo que não existam alterações controladas em ambos.
As revisões de um usuário são inseridas apenas quando as revisões de outro usuário forem aceitas ou rejeitadas.
Um usuário consegue aceitar todas as alterações criadas sem revisar uma a uma separadamente.
As revisões de um usuário podem ser realçadas em documento impresso.