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Cópias eletrônicas de documentos podem ser geradas a partir do processo de digitalização, recurso que permite localizar documentos em tempo reduzido.
As versões originais, produzidas em papel, após serem digitalizadas, devem ser:
trituradas e descartadas.
trituradas e encaminhadas para incineração.
guardadas durante o prazo previsto em lei.
analisadas e selecionadas para serem utilizadas como rascunho ou trituração.
analisadas e selecionadas para serem encaminhadas à reciclagem.