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Na secretaria escolar, o registro das ocorrências deve obedecer rigorosamente à ordem e sequência dos acontecimentos. Esse critério é fundamental para que a escrituração cumpra sua principal função, que é:
Facilitar o descarte de papéis antigos ao final de cada bimestre letivo.
Servir como documentos comprobatórios da trajetória escolar dos alunos, bem como da vida funcional dos servidores que nela atuam e da própria instituição.
Permitir que o Oficial de Escola altere as datas conforme a conveniência da direção.
Garantir que apenas os eventos positivos da instituição sejam registrados oficialmente.
Evitar que a secretaria precise organizar arquivos físicos ou digitais durante o ano.


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