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A redação das comunicações oficiais deve seguir os preceitos explicitados no Capítulo I do Manual de Redação da Presidência da República. Além disso, há características específicas de cada tipo de expediente, porém, em todas as comunicações expedidas por órgãos públicos, o uso correto do vocativo deve referenciar atributos da pessoa à qual se dirige. Ou seja, é necessário dedicar atenção ao uso dos pronomes de tratamento em três momentos distintos:
na elaboração do cerimonial, no vocativo e no corpo do texto.
no endereçamento, no vocativo e no corpo do texto.
ao dirigir-se ao destinatário, na produção do cerimonial e no corpo do texto.
no documento, no endereçamento e no corpo do texto.
no envelope, no vocativo e no cerimonial