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Há três tipos de expedientes que se diferenciam antes pela finalidade do que pela forma: o ofício, o aviso e o memorando. Com o fito de uniformizá-los, pode-se adotar uma diagramação única, que siga o que chamamos de padrão ofício. Para facilitar a localização, os nomes dos arquivos devem ser formados da seguinte maneira:
tipo do documento + número do documento + palavras-chave do conteúdo
Ex.: “Of. 120 - relatório atendimentos ano 2015”
número do documento + tipo do documento + palavras-chave do conteúdo
Ex.: “Número 120 - Ofício - relatório atendimentos ano 2015”
data + tipo do documento + número do documento + palavras-chave do conteúdo
Ex.: “18/12/15 - Of. 120 - relatório atendimentos ano 2015”
órgão destinatário + tipo do documento + número do documento + palavras-chave do conteúdo
Ex.: “CFO - Of. 120 - relatório atendimentos ano 2015”
órgão destinatário + data + tipo do documento + número do documento + palavras-chave do conteúdo
Ex.: “CFO - 18/12/15 - Of. 120 - relatório atendimentos ano 2015”