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Em relação aos formulários nas organizações, um item muito importante é a racionalização. Dentro da racionalização, há três pontos: as características físicas do papel (formato, gramatura, cor e tipo), o texto e a disposição gráfica dos formulários.
Quanto às características físicas, a observância das medidas-padrão (ABNT) traz duas vantagens principais:
a conformação estética e a durabilidade dos documentos.
a aceitação e a validação dos documentos internacionalmente.
economia de papel e maior facilidade de arquivamento físico.
compatibilidade com equipamentos periféricos e com o serviço dos correios.