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A redação das comunicações oficiais deve, antes de tudo, seguir determinados preceitos. Além disso, há características específicas de cada tipo de expediente. Com relação ao emprego dos pronomes de tratamento para autoridades do Poder Executivo como Presidente, Ministros de Estado e Prefeitos Municipais, é de uso consagrado o seguinte pronome de tratamento:
Vossa Senhoria.
Vossa Eminência.
Senhor(a).
Doutor(a).
Vossa Excelência.