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Sabe-se que a elaboração de correspondências, protocolos circulares e ofícios requer conhecimentos de redação oficial, padronização e coerência. Assim sendo, as correspondências oficiais devem, EXCETO:
Ser claras e objetivas.
Ser precisas e coerentes.
Ser regida pela adequação às regras da gramática normativa.
Apresentar critérios que possibilitem o entendimento entre remetente e destinatário.
Apresentar expressões de circulação restrita, como gíria, regionalismos vocabulares ou jargão técnico.