Um diretor de departamento deve enviar um ofício ao Prefeito Municipal solicitando informações sobre a execução de um convênio. No rascunho inicial, ele redigiu da seguinte forma:
"Bom dia, Prefeito! Espero que esteja tudo bem com você e sua família. Estou precisando daqueles relatórios de prestação de contas do convênio, porque sem eles não consigo avançar no meu trabalho. Pode me enviar até semana que vem, por favor?"
Considerando os atributos da redação oficial, a forma correta de encaminhar o pedido seria:
Adotar linguagem extremamente técnica e prolixa, garantindo que nenhum detalhe seja omitido.
Incluir mais detalhes sobre a vida pessoal do destinatário, reforçando laços afetivos e proximidade.
Utilizar uma linguagem respeitosa, mas impessoal, substituindo expressões pessoais por termos técnicos e objetivos.
Manter a redação do rascunho, pois a cordialidade e o tom pessoal reforçam a boa relação institucional.
Exigir os relatórios de forma imperativa e direta, mesmo que isso resulte em uma comunicação ríspida.