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No âmbito da Prefeitura de Porto dos Gaúchos, o assistente administrativo é responsável pela elaboração de ofícios destinados a diferentes órgãos públicos. Em análise interna, constatou-se o uso de linguagem excessivamente informal, ausência de padronização e subjetividade nos textos, o que compromete a clareza e a impessoalidade dos atos administrativos. Considerando os princípios da redação oficial e da administração pública brasileira, a conduta correta na elaboração desses documentos é aquela em que:
emprega-se linguagem clara, objetiva, impessoal e formal, observando modelos e padrões institucionais previamente estabelecidos para os documentos oficiais
adota-se texto minucioso, com explicações detalhadas e exemplos, ainda que em detrimento da concisão, desde que mantida a cortesia e algum grau de formalidade na comunicação
redigi-se de forma predominantemente formal e respeitosa, permitindo que o servidor preserve seu próprio estilo de escrita, desde que não haja ofensa e o conteúdo seja compreensível ao leitor
utiliza-se linguagem respeitosa e cordial, permitindo certa personalização da mensagem para aproximar o cidadão ou o destinatário, ainda que com expressões de cunho pessoal do servidor