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Os documentos de uma Instituição devem ser bem guardados e...
Os documentos de uma Instituição devem ser bem guardados e preservados. Um bom arquivo possibilita a facilidade na recuperação de informações, para isso se faz imprescindível o conhecimento e definição de métodos de arquivamento eficazes e eficientes. Na administração pública federal há a recomendação de utilização do método por assunto, combinando-o com algum outro método auxiliar. Quanto a este método:
A
é um método que se baseia no nome do remetente ou do órgão/unidade/empresa que expede o documento, organizado em ordem alfabética;
B
não é de fácil aplicação, pois depende de interpretação dos documentos sob análise, além de amplo conhecimento das atividades institucionais. No entanto, é o mais aconselhado para instituições como a administração pública federal, já que há grandes massas documentais e variedades de assuntos. Toda instituição deve ter um Plano de Classificação de Assuntos;
C
é considerado um método direto, porque o acesso à informação é feito diretamente no documento, não sendo necessário recorrer a um índice auxiliar para localização;
D
é um método que exige um índice alfabético numérico;
E
neste método, a ordem principal de entrada é a data.