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Reuniões ocorrem diariamente durante os mandatos públicos e uma vez que um evento é programado os profissionais devem organizar sua agenda para que não ocorra atrasos. Em uma reunião já agendada com antecedência alguns documentos e procedimentos podem ser adotados que são:
Nome dos participantes, protocolo, organização e planejamento.
Ata de reunião, aviso de participação e temas adotados.
Lista de presença, Ata de reunião e protocolo dos documentos.
Agenda, livro de presença, Ata e carta convite.