Há conflito de agendas entre dois departamentos que...

Promover reunião rápida ou troca de e-mails conjunta, apresentar disponibilidade alternativa e buscar consenso antes de registrar a reserva final.

Informar o impasse somente à diretoria e aguardar deliberação futura.

Conceder a sala ao setor mais antigo na hierarquia sem comunicar o motivo ao outro.

Divulgar a disputa em mural público para que os setores se resolvam autonomamente.